یکی از مهمترین وظایف مدیران در سازمان ها، برنامه ریزی آموزشی برای کارمندان به حساب می آید. چرا که امروزه برنامه ریزی به ویژه در زمینه آموزش و بهسازی منابع انسانی از ضرورت های اجتناب ناپذیر برای بقای سازمان ها می باشد. برنامه آموزشی سازمان کمک می کند تا آسیب پذیری مدیران و کارشناسان تقلیل پیدا کند. از همین رو مدیران سازمان باید برای تنظیم یک برنامه ریزی آموزشی چندین مرحله را گام به گام طی نمایند.
تعیین هدف های کلی
نخستین گام اصلی و لازم در برنامه ریزی آموزشی، تعیین نمودن هدف های کلی آموزش است. این هدف ها باید با خط مشی های سازمان مرتبط و هم راستا باشند. به این صورت که هدف های کلی آموزش در چارچوب خط مشی سازمان و اهداف کلی آن تنظیم می شود.
تعیین محتوای برنامه ریزی آموزشی
دومین قدم در برنامه ریزی آموزشی، مشخص نمودن محتوای این برنامه ریزی سازمانی می باشد. این محتوا باید در راستای اهداف کلی و ویژه سازمان تنظیم گردد. چنانچه محتوای برنامه آموزشی سازمان با اهداف مورد نظر هم راستا نباشد، نه تنها مفید نخواهد بود. بلکه ممکن است نتیجه معکوس نیز داشته باشد.
مدیران سازمان ها باید آگاه باشند که کسانی که در این برنامه آموزشی شرکت می نمایند از لحاظ دانش و تجربی، منابع ارزشمندی به حساب می آیند. به همین خاطر یکی از عوامل مهم در تعیین محتوای این برنامه ها نظرخواهی و مشورت با این شرکت کنندگان می باشد. آنها می توانند در تعیین محتوای ارزشمند موثر باشند. علاوه بر این، محتوای برنامه آموزشی سازمان برای آنها قابل قبول و قابل استفاده نیز می باشد.
اصول سازماندهی و برنامه ریزی آموزشی
یکی از مراحل مهم در تدوین و برنامه ریزی آموزشی سازمان، ترتیب ارائه محتوا آموزشی به کارمندان می باشد. در واقع ترتیب محتوا باید به گونه ای باشد که مربیان از مطالب ساده شروع کنند و کم کم مسائل پیچیده تر را مطرح نمایند.
اکثر کارمندان سازمان ها با مفاهیم کلی تر بیشتر آشنا هستند و کمتر از مسائل جزئی آگاهی دارند. به همین خاطر بهتر است که مربیان از کل به سمت جزء حرکت نمایند. مربیان برای آموزش کارمندان باید از روشی سازماندهی شده استفاده کنند. چرا که بعضی از مطالب یک نظم طبیعی و ذاتی دارند. به همین خاطر باید در ارائه این گونه محتواها ترتیب زمانی رعایت گردد.
مسیر حرکت آموزش باید از سمت مسائل معلوم به سمت مسائل مجهول باشد. به این صورت ترکیب محتوای آموزش به گونه ای تعیین می شود، که آموزش با معلومات فعلی فراگیران آغاز می شود و به سمت اطلاعات و دانش جدید پیش می رود.
تعیین مدت اجرای برنامه آموزشی سازمان
گام بعدی در تنظیم برنامه ریزی آموزشی مشخص نمودن زمان برای اجرای برنامه ریزی های آموزشی می باشد. مدیران سازمان ها و کارشناسان برنامه های آموزشی سازمان باید یک مدت زمان لازم و کافی را برای اجرای دوره های آموزشی تعیین کنند. چنانچه مدت زمان دوره آموزشی کمتر از حد لازم باشد، سازمان به اهداف خود دست پیدا نخواهد کرد. برعکس آن اگر مدت زمان دوره بیشتر از حد معقول و لازم در نظر گرفته شود، فراگیران دچار حالت کسالت و خستگی می شوند. در نتیجه باز هم دوره آموزشی نتیجه مفیدی نخواهد داشت.
تعیین شرایط شرکت کنندگان
تمامی سازمان ها دارای امکانات مالی و انسانی محدودی می باشند. به همین خاطر هیچ سازمانی قادر نیست تمامی افراد نیازمند آموزش را در یک محدوده زمانی مشخص آموزش دهد. بهترین و منطقی ترین راه حل برای این مسئله، اولویت بندی افراد برای آموزش می باشد. بهتر است مدیران سازمان کارمندانی را در اولویت قرار دهند که نسبت به دیگران بیشتر نیازمند آموزش هستند.
مسئولان آموزش می توانند فراگیران را با در نظر گرفتن ویژگی های مشترک آنها تقسیم بندی کنند. سپس به ترتیب اولویت، برنامه آموزشی را برای هر کدام از این دسته ها آغاز نمایند. تجانس تحصیلی یکی از ویژگی هایی است که به مسئولان آموزشی کمک می کند تا افراد را دسته بندی کنند. این نوع دسته بندی اختلاف میان دامنه پراکندگی اطلاعات اولیه فراگیران را تا حد زیادی به حداقل می رساند. البته منظور از تجانس تحصیلی این نیست که تمامی افراد مختلف در یک رشته خاص تحصیل کرده باشند. در این دسته بندی نباید افراد از نظر گروه تحصیلی با هم فاصله زیادی داشته باشند.
عامل های بعدی در دسته بندی این گروه ها تجانس تجربی، تجانس شغلی و دوره های آموزشی طی شده می باشد.
تعیین روش آموزش
مرحله بعدی در برنامه ریزی آموزشی، تعیین روش هایی برای آموزش و ارائه محتوا به فراگیران می باشد. این مرحله اهمیت بسیار زیادی دارد. مدیران و مسئولان آموزشی سازمان باید برنامه های سازمان را به صورت همه جانبه بررسی کنند. به این ترتیب می توانند یک روش مناسب با اهداف سازمان را انتخاب نمایند.
برای انتخاب روش مناسب برای ارائه محتوا باید هدف آموزش، مدت و زمان آموزش، بودجه آموزش، سطح و تعداد فراگیران، اساتید و مربیان آموزشی، تجهیزات لازم در آموزش و محل آموزش در نظر گرفته شود. برنامه ریزان پس از بررسی نمودن تمام این مسائل در سازمان می توانند یک روش درخور سازمان و مناسب با اهداف آن را برای آموزش سازمان ارائه دهند.
پیش بینی تسهیلات و خدمات آموزشی
یکی از عوامل بسیار موثر در موفقیت برنامه آموزشی سازمان، تسهیلات و خدمات آموزشی می باشد. این تسهیلات باید تا جای امکان با اهداف دوره های آموزشی هماهنگی داشته باشند. یکی از تسهیلات مهم در فرایند آموزش کارمندان، جا و مکان ارائه دوره ها می باشد. چرا که اجرا نمودن یک برنامه آموزشی به یک فضای مناسب احتیاج دارد. این فضا باید از لحاظ وسایل گرمایشی و سرمایی، نور و… تامین باشد.
انتخاب اساتید و مربیان آموزشی مناسب یکی از خدمات مهم آموزش کارمندان می باشد. مسئولان آموزشی باید در انتخاب این افراد دقت و توجه کافی به خرج دهند. این اساتید باید ویژگی های لازم برای آموزش افراد را داشته باشند و از اهداف دوره به خوبی آگاه باشند.
از دیگر تسهیلات و خدمات آموزشی می توان به تجهیزات کلاس ها و سالن های آموزشی، جلسه معارفه و خوابگاه اشاره نمود.
منابع:
https://www.classcraft.com/blog/how-to-create-a-learning-plan/
https://www.totaralearning.com/en/blog/a-practical-3-step-employee-development-plan-templates