یکی از فرایندهای با اهمیت در سیر تکاملی سازمان ها، جانشین پروری می باشد. اجرای این فرایند در سازمان ها کاملا وابسته به مدیران و رهبران سازمان می باشد. به این صورت مدیران می توانند بقای سازمان را در بازار رقابتی تضمین نمایند. در واقع مدیرانی که توجه کافی به آینده سازمان ندارند، در دستیابی به اهدافشان دچار مشکل می گردند و در نهایت شکست می خورند. بنابراین سازمان های آینده نگر به سازمان هایی گفته می شود که نقش جانشین پروری را جدی بگیرند.
هر چقدر که در یک سازمان فشارها و تهدیدهای محیطی افزایش پیدا کنند، وجود رهبران منعطف، قدرتمند و استراتژیک برای حفظ بقای سازمان لازم و ضروری می نماید. مدیرانی که توانایی این را دارند که با تکنیک ها و انعطافی که دارند، با هوشمندی تمام شرایط محیط را درک کنند و وابسته به شرایط موجود یک راهکار مناسب را انتخاب نمایند.
چنانچه بخواهیم از جانشین پروری تعریفی جامع بیان کنیم، باید بگوییم که در واقع سیستم جانشین پروری یک فرایند ساختاریافته و رویکردی سیستمی می باشد که به واسطه آن افراد واجد شرایط و مستعد برای به عهده گرفتن مشاغل کلیدی یک سازمان انتخاب می شوند و برای این موضوع آموزش می بینند. این فرایند بدون دانش کافی و اجرای استراتژی های مناسب، هیچ کارایی ای نخواهد داشت. به بیان بهتر و ساده تر این فرایند یک روش بسیار کارآمد و موثر به منظور تامین منابع انسانی مناسب و با استعداد به حساب می آید.
روش های جانشین پروری به کمک اصول و قواعدی که دارد، به سازمان ها کمک می کند تا استعدادهای مهم و لازم را شناسایی کند و سپس آنها را برای شغل و سمت مورد نظر پرورش دهد.
مدیران باید به این نکته توجه داشته باشند که به هیچ عنوان دستیابی به نتایج فرایند جانشین پروری، کوتاه مدت و زودبازده نیستند. چنانچه مدیران بخواهند این فرایند به درستی اجرا گردد، باید مراحل مختلفی را که شامل نیازسنجی، برنامه ریزی، اجرا و ارزیابی مستمر می شود، اجرا نمایند. راحت ترین و مناسب ترین راه برای اجرای و به کارگیری این استراتژی این است، که کارمندان سازمان از میان افراد شایسته و مستعد انتخاب گردند. سپس هر کدام از آنها را با توجه به استعدادهایشان، به شکل تدریجی برای موقعیت های شغلی کلیدی و حساس سازمان پرورش دهند.
قواعد جانشین پروری
تحقیقات کانگر و فولمر در سال ۲۰۰۳ این مسئله را بیان نمود که برنامه ریزی جانشین پروری باید در کنار بحث آموزش و پرورش قابلیت های مدیران سازمان در کنار هم مطرح شوند و عنوان مدیریت جانشین پروری به آنها داده شود. این دو محقق رشته مدیریت، خود در اجرای این فرایند بسیار موفق عمل کرده اند. آنها این فرایند را با روش های کمی و کیفی مختلفی ارزیابی کرده اند. کانگر و فولمر در نتیجه تحقیقات خود پنج قاعده کلی را مطرح نموده اند که شامل قواعد زیر می گردند.
- اولین قاعده جانشین پروری، تمرکز بر توسعه می باشد که به عنوان مهمترین قاعده این فرایند شناخته می شود. چرا که تمامی قواعد بعدی بر اساس این قاعده شکل گرفته اند. بر اساس این قاعده مدیریت جانشین پروری باید سیستمی منعطف باشد و بر اساس برنامه ها و فعالیت های توسعه ای شکل بگیرد. هدف از این برنامه ها این است که کاندیداهایی که به عنوان جانشین انتخاب شده اند، در حین کار آموزش ببینند. این آموزش ها می تواند فعالیت هایی مانند تفویض اختیار باشد که به منظور تصاحب نمودن مشاغل هدف انجام می شود.
- قاعده بعدی یا همان قاعده دوم در برنامه جانشینی، روی مشاغل کلیدی تمرکز دارد. مشاغل کلیدی از آن دسته مشاغلی به حساب می آیند که جانشین پروری برای آنها کار دشواری می باشد. در واقع این مشاغل به ندرت به افراد وابسته هستند و خود مشاغل برای تضمین نمودن موفقیت آینده سازمان دارای اهمیت بسیار زیادی هستند. در واقع این گونه مشاغل برای سلامت بلند مدت سازمان ضروری به حساب می آیند.
سومین قاعده این فرایند، دوری از ابهام و آشکارا بودن آن می باشد. به صورتی که برنامه جانشین پروری باید به طور کاملا شفاف اجرا گردد. به این صورت افراد سازمان در تمام مدت از وضعیت خود باخبر هستند. بر اساس این قاعده قوانین و روند برنامه ها به تمامی اعضای سازمان منتقل می گردد.
اندازه گیری مستمر پیشرفت های سازمانی و اجتناب از ذهنیت سنتی برنامه ریزی جایگزینی، قاعده چهارم این فرایند به شمار می رود. بر اساس این قاعده مدیران سازمان ها باید به صورت مداوم و مستمر هر کدام از کاندیداها و وضعیت سیستم سازمان را تحت نظر بگیرند. به این صورت می توانند اطمینان پیدا کنند که در مسیر پیشرفت و دستیابی به اهداف سازمان قرار گرفته اند.
اما آخرین قاعده فرایند جانشین پروری، منعطف نگه داشتن سیستم است. در واقع طراحان سیستم های سازمانی باید طبق بازخوردهایی که از مجریان سازمان دریافت می نمایند، معایب و نقایص موجود در سیستم را برطرف کنند و به شکل مستمری به بهبود این سیستم ها بپردازند.
آیا جانشین پروری مقدمه ای برای جانشین سازی می باشد؟
عموما اجرای فرایند جانشین پروری در سازمان ها بر اساس برنامه جانشینی اجرا می گردد. هدف از اجرای این برنامه ها صرفا جانشین سازی و تعیین جانشین بر اساس تجربه های گذشته افراد نمی باشد. هدف اصلی از اجرای این برنامه ها توانمند ساختن همه جانبه نیروهای انسانی سازمان می باشد تا به این صورت بتوانند در به عهده گرفتن وظایف و مشاغل کلیدی سازمان تسلط کامل و کافی داشته باشند.
اما مدیران باید بدانند که فرایند جانشین پروری، مقدم تر از فرایند جانشین سازی محسوب می شود. به صورتی که چنانچه یک سازمان در اجرا نمودن فرایند جانشین پروری تعلل به خرج دهد، قطعا در کوتاه مدت یا بلند مدت در اجرای فرایند جانشین سازی به مشکل بر خواهد خورد.
یافتن افراد مستعد و مناسب در بیرون از سازمان، هزینه بالایی دارد و امر دشواری به حساب می آید. همچنین زمان آموزش به آنها ممکن است طولانی تر شود. چرا که شناسایی افراد جایگزین، راحت ترین بخش فرایند جانشین سازی به حساب می آید، اما پروش دادن و آماده کردن آنها برای مشاغل کلیدی کار دشواری می باشد. به همین خاطر استخدام کارمندان مستعد و کارآمد بهترین راه برای جانشین سازی افراد در سازمان است.
منابع:
https://www.roberthalf.com/blog/management-tips/7-steps-to-building-a-succession-plan-for-success
https://www.researchgate.net/publication/333672435_Determination_and_Prioritization_of_Factors_Influencing_Succession_in_Managers_of_Social_Security_Hospitals_of_Tehran_Using_Multiple_Attribute_Decision-Making_MADM