برای اینکه ارزیابی عملکرد در سازمان مفید فایده واقع گردد، باید سیستم مدیریت عملکردی دقیق ایجاد شود، تا به صورت چرخه ای به بررسی عملکرد اعضای سازمان بپردازد. مدیران سازمان ها به منظور ایجاد چنین چرخه ای باید برنامه ریزی مناسبی انجام دهند. تنظیم چنین برنامه ای نیازمند طی کردن یک سری مراحل می باشد.
اولین مرحله برای ساخت سیستم مدیریت عملکرد این است که، مدیران انتظارات خودشان از هر کدام از اعضای سازمان را به صورت دقیق بیان کنند. به این صورت هر کدام از جایگاه های شغلی در سازمان شرح وظایف خاص مربوط به خود را دارند. در این شرح وظایف سلسله مراتب سازمانی و مسئولیت های مورد انتظار هر وظیفه مشخص می گردد. علاوه بر این، در این مرحله مسئولیت ها و نقش های بالاتر نیز مطرح می گردد تا کارمندان بدانند که برای گرفتن ترفیع باید چه اقداماتی انجام دهند.
در مرحله بعدی، مدیران بخش های مختلف باید برای اجرای مدیریت عملکرد آموزش داده شوند تا قادر باشند که این سیستم را به صورت جداگانه در تیم ها و گروه های مربوط به خود پیاده سازی نمایند. در واقع مدیران، مسئول ارائه بازخوردهای مثبت و منفی به تیم خود هستند. تا به این صورت تیم ها متوجه شوند که به چه صورت در نقش خود رشد و پیشرفت نمایند.
مدیران سازمان باید منابع لازم و مورد نیاز را برای رشد و پیشرفت سازمان فراهم کنند. یکی از مسائل مهم در مدیریت عملکرد این است که استخدامی های جدید سازمان باید برای موفقیت آموزش داده شوند. همچنین محیط سازمان باید به گونه ای باشد که مسیر دسترسی به نتایج را برای آنها آسان نماید. مثلا اگر بازخورد منفی و انتقادی نسبت به آنها اعمال شد، باید منابع مورد نیاز برای بهبود آن نیز در اختیار آنها قرار گیرد تا بتوانند پیشرفت نمایند.
سیستم مدیریت عملکرد موثر، چه نوع سیستمی است؟
چنین سیستمی انتظارات و وظایف شغلی را به صورت کاملا دقیق، روشن می نماید.
سیستم مدیریت عملکردی موثر و مفید است که، بتواند سطح بهره وری فردی و گروهی را در سازمان بالا ببرد و افزایش دهد.
این سیستم توانایی های بالقوه اعضای سازمان را با منتورینگ خوب و بازخورد مناسب تقویت می نماید.
همچنین برای تصمیم گیری در مورد سرمایه های انسانی و عملیاتی سازمان مبنای محکم و درستی به حساب می آید.
در سیستم موثر مدیریت عملکرد، ارتباطات در تمامی سطوح بهبود پیدا می کند و رفتارهای اعضای سازمان با ماموریت ها و ارزش های سازمانی مطابقت دارد.
چگونه سیستم مدیریت عملکرد مناسب را در سازمان حفظ کنیم؟
درست است که اولین گام برای به وجود آوردن یک سیستم مدیریت عملکرد موثر تنظیم چرخه مناسب برای آن می باشد. اما این سیستم نیز احتیاج به حفاظت و نگهداری دارد.
مدیران برای اینکه بتوانند یک سیستم مدیریت عملکرد قوی را در سازمان حفظ نمایند، باید برنامه ریزی کنند. به این منظور مدیران باید انتظارات خود را برای تمامی اعضای سازمان توضیح دهند. حتی برای اعضای تازه وارد نیز باید شرح وظایف به صورت دقیق انجام شود تا چرخه درست این سیستم به صورت ناقص و معیوب عمل نکند. هنگامی که انتظارات سازمان از وظایف افراد مشخص باشد، موفق شدن در انجام امور سازمانی برای آنها راحت تر می گردد.
برنامه ریزی باید به صورت منظم و در مورد تمامی اعضای سازمان اعمال گردد. مدیران در این مرحله می توانند در مورد نقاط قوت و ضعف اعضای سازمان صحبت کنند و مسئولیت های آنان را طبق نقاط قوتی که دارند، افزایش دهند. این مرحله موقعیت خوبی برای قدردانی محسوب می شود. چرا که مدیران در این مرحله می توانند پیشرفت های هر یک از اعضای سازمان را مشاهده کنند و از آنها قدردانی کنند و برای آنها روشن کنند که پیشرفتشان چه منافعی برای سازمان در پی داشته است.
مرحله بعدی مشارکت و عمل کردن به برنامه ریزی ها می باشد. در واقع تنها ارزیابی عملکرد افراد سازمان برای موفقیت و دسترسی به اهداف سازمانی کافی نیست. برای اینکه مدیریت عملکرد در سازمان موثر واقع شود، مدیران سازمان باید در پروژه ها و کارهای روزمره مشارکتی فعالانه داشته باشند. میزان مشارکت رهبران کاملا وابسته به سبک مدیریتی آنها می باشد. به طور کلی مشارکت در امور و کارهای روزمره سازمان باعث می شود تا مدیران بتوانند بازخورد مناسبی نسبت به فعالیت های تیم خود داشته باشند و بتوانند زمان مناسب برای قدردانی و تشویق از آنها را تشخیص دهند. تشویق کارمندان سازمان مزایای زیادی به همراه دارد. این کار باعث می شود تا اعتماد به نفس کارمندان افزایش پیدا کند. این موضوع سبب اعتماد سازی برای کارکنان سازمان می گردد.
نظارت کردن بر عملکرد کارمندان نیز یکی دیگر از مراحل تثبیت و حفظ مدیریت عملکرد در سازمان می باشد. نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان اهمیت خاصی دارد و ممکن است با چالش همراه باشد. چرا که تمامی اعضای سازمان دارای وظایف شغلی یکسانی نیستند. به همین خاطر مدیران نمی توانند آنها را با هم مقایسه نمایند. ضمن اینکه امکان دارد که دسترسی به منابع یکسان برای تمامی اعضای سازمان امکان پذیر نباشد. بهترین نوع ارزیابی در اینگونه سازمان ها این است که کارمندان سازمان را بر اساس شاخص ترین دستاورد خودشان ارزیابی کنند.
مدیران سازمان باید به طور مداوم و هر چند وقت یک بار از عملکرد اعضای سازمان یک خلاصه تهیه نمایند. این موضوع سبب می گردد تا مدیران بتوانند کارمندان را بر اساس عملکرد مناسبتری که دارند، رتبه بندی کنند.
مدیران می توانند پس از ارزیابی دستاوردهای هر کدام از اعضای سازمان به آنها پاداش دهند. به وجود آوردن یک سیستم پاداش مناسب در سازمان باعث ترویج عدالت در آن سازمان می گردد. اینکه این سیستم بر چه اساسی شکل بگیرد وابسته به سبک مدیریتی سازمان می باشد. برخی از مدیران طبق شاخص های عینی، کارکنان خود را رتبه بندی می کنند و عده ای دیگر بر اساس دستاوردهای شایسته کارمندان به آنها پاداش می دهند.
آخرین مرحله، مرحله بازبینی است. در این مرحله مدیران با اعضای سازمان جلسه ای می گذارند و در آن جلسه آخرین ارزیابی انجام شده را با کارمند مورد نظر بازبینی می کنند. به این صورت مدیران مطمئن می شوند که باید چه بازخوردی به آن کارمند ارائه دهند. درگیر کردن مدیران در تمامی مراحل عملیاتی سازمان باعث می شود تا میزان اشتباهات سازمان به حداقل برسد و در عوض کارایی عملیاتی در آن سازمان بهبود پیدا کند.
منابع:
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/performance-management-system
https://www.opm.gov/policy-data-oversight/performance-management/overview-history