تداوم منابع مدیریتی یک سازمان، کاملا وابسته به تربیت نسل بعدی مدیران می باشد. رهبران کارآمد و باهوش سازمان ها خود را آماده می کنند تا در صورت استعفا یا عزل افرادی که عهده دار مشاغل کلیدی سازمان هستند، به سرعت پست خالی شده آنها را با فردی کاردان پر کنند. برای اینکه فردی با صلاحیت جایگزین فرد قبلی شود، باید از پیش وی را برای این کار پرورش داده باشند. تا به هنگام جانشینی اهداف سازمان را به خطر نیندازد و در مسیر درست گام بر دارد. همین جاست که موضوع جانشین پروری اهمیت پیدا می کند و اجرای آن به یکی از مسائل حیاتی سازمان تبدیل می گردد.

فرایند جانشین پروری نیازمند برنامه ریزی های هدف مند و استراتژی های مشخصی می باشد. چون اعمال هر نوع تغییراتی در سازمان ها، در ابتدا با چالش ها و مسائل اساسی ای رو به رو می گردد. این برنامه ریزی ها و استراتژی های هدف مند کمک می کند تا مدیران سازمان بتوانند این چالش ها را پشت سر بگذارند.

اما برای اینکه یک سازمان بتواند فرایند جانشین پروری و مدیریت استعدادهای خود را با موفقیت به اجرا درآورد، لازم است تا مراحل مختلفی را پشت سر بگذارد. از همین رو قصد داریم در ادامه مراحل مختلف این فرایند را مرور کنیم.

تنظیم دقیق ماموریت و سیاست های جانشین پروری

این مرحله به عنوان نخستین مرحله فرایند جانشین پروری شناخته می شود. مدیران و رهبران سازمان ها در نخستین مرحله باید تشخیص دهند که ذینفعان اصلی سازمان از برنامه های جانشین پروری چه انتظاری دارند؟

همچنین باید چارچوب فکری مشخصی را برای تعیین برنامه های این فرایند مشخص نمایند. اهداف این برنامه را تعیین کنند و نتایج مورد انتظار را بررسی نمایند.

سپس مشخص کنند که برای استقرار و موفقیت عملی این فرایند باید چه روند و رویه ای را پیش بگیرند. به این صورت می توانند سیاست هایی دقیق را برای این برنامه تنظیم نمایند.

شناسایی بخش های مختلف نیازمند به جانشین پروری

هنگامی که برای مدتی، یک موقعیت شغلی هیچگونه مسئول و متصدی ای ندارد، روند کارهای سازمان مختل می گردد. این نشان دهنده این موضوع است که آن سمت شغلی دارای اهمیت و حساسیت زیادی بوده است. به همین خاطر مدیران بحران های موجود در روند کار را تشخیص می دهند.

در گام بعدی مدیران باید تمامی سطوح شغلی سازمان، مشاغل کلیدی و حساس و سطح مشاغل هدف را تعیین نمایند.

سپس برای تشخیص مشاغل کلیدی در سازمان راهکارهایی را شناسایی و ارائه نمایند. مدیران باید برای تشخیص ماموریت های سازمانی؛ یک نمودار سازمانی تنظیم کنند. چرا که این مشاغل جزو موقعیت های شغلی حساس و کلیدی سازمان هستند.

برای این کار باید با مدیران ارشد سازمان گفتگو شود تا موقعیت های شغلی کلیدی موجود در سازمان را بتوان راحت تر شناسایی نمود.

شناسایی نیازمندی های کاری برای جانشین پروری

بعد از اینکه مدیران سازمان ها توانستند مناسب شغلی حساس و کلیدی را شناسایی نمایند، باید نیازهای کاری سازمان را مشخص کنند. برای دستیابی به این هدف مدیران باید بدانند که موقعیت های شغلی کلیدی و حساس فعلی سازمان به دست چه افرادی اداره می گردد. شایستگی ها و ویژگی های این افراد را شناسایی کنند و میزان مهارت، تحصیلات، سابقه کاری و تجربه شغلی آنها را بسنجند. همچنین ارزیابی کنند که آیا عملکرد این افراد در این موقعیت های شغلی مناسب است یا اینکه نقص هایی در کار آنها وجود دارد.

سپس بررسی کنند که این موقعیت های شغلی حساس به چه علت و در چه زمانی خالی می گردند؟ و این موقعیت ها در چه بخشی از سازمان قرار گرفته اند.

بعد از بررسی و ارزیابی تمام این موارد، با توجه به شرح موقعیت این مشاغل حساس، باید یک مدل شایستگی طراحی گردد.

اما پس از اینکه سازمان مراحل جانشین پروری را طی نمود باید به سراغ مراحل جدیدی برود. این مراحل جدید باید برای اجرای مدیریت جانشینی طی شوند.

مراحل اجرای مدیریت جانشین پروری

اولین مرحله از مراحل اجرای مدیریت جانشین پروری، تهیه یک بانک اطلاعاتی خوب از استعدادهای موجود در سازمان می باشد. مدیران و رهبران سازمان ها در این مرحله باید نام افراد مستعد بالقوه در سازمان که حداقل ویژگی های مورد نظر برای برنامه های جانشینی را دارند، لیست نمایند.

در مرحله بعد ارزیابی مقدماتی را اجرا کنند. در این مرحله تمام افراد لیست شده طبق معیارهایی که از پیش تعیین شده است، مورد ارزیابی مقدماتی قرار می گیرند.

مرحله بعدی و سوم، مرحله تدوین مدل شایستگی سازمان می باشد. یکی از رویکردهای نوینی که در مورد آموزش و توسعه مدیران مطرح گشته است، کاربرد شایستگی های آنها به منظور طراحی برنامه های توسعه مدیران می باشد. در واقع مدل شایستگی به عنوان یکی از مهمترین ابعاد اجرای ارزیابی موفق مدیریت جانشین پروری در سازمان ها مطرح گشته است. اگر مدل شایستگی به درستی طراحی نشود، افراد منتخب با معیارهای نادرستی قضاوت و ارزیابی می گردند. از همین رو طراحی برنامه های آموزشی نیز مشکل می گردد. افراد ارزیابی کننده هم در ارزیابی و دسته بندی دقیق و درست رفتارها به مشکل بر می خورند. در این صورت مدیران عملیات اعتماد خود را نسبت به مرکز ارزیابی از دست می دهند.

مرحله آخر این فرایند طراحی و اجرای ارزیابی می باشد. پس از اینکه افراد لیست شده و منتخب از مرحله ارزیابی مقدماتی عبور کردند، به عنوان افرادی که واجد شرایط بوده اند، در این مرحله حضور پیدا می کنند. در این مرحله مرکز ارزیابی، چند نفر را به عنوان افراد ارزیابی کننده احضار می کند. این افراد بر اساس مدل شایستگی تعیین شده در سازمان، نامزدهای جانشینی را چندین بار مورد ارزیابی قرار می دهند.

بعد از آن هم مسئول مرکز ارزیابی، نتایج را با مدیران و یا هیئت مدیره سازمان در میان می گذارد. به این صورت مدیران سازمان می توانند برای هر کدام از پست های مدیریتی، یک فهرست گلچین شده از جانشینان احتمالی را تنظیم نمایند.

بعد از اینکه کارمندان مستعد به عنوان جانشین پست های حساس و کلیدی شناسایی و انتخاب شدند، باید با استفاده از ابزارهای مختلف آموزشی، آنها را برای قبول این مسئولیت ها پرورش داد و آماده نمود. روند پیشرفت این افراد باید به صورت مداوم ارزیابی شود.

---

منابع:

https://workforce.com/2013/03/11/succession-planning-roadmap/

https://www.eonetwork.org/octane-magazine/special-features/top-five-succession-planning-steps

۶-Step Succession Planning Process

---

در دنیای امروز برای اینکه سازمان ها بتوانند بهره وری بیشتری داشته باشند و کیفیت آنها افزایش پیدا کند به مدیرانی احتیاج دارند که از مدیران فعلی سازمان، مستعدتر و شایسته تر باشند. در چنین شرایطی جانشین پروری در سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار می گردد.

در واقع جانشین پروری و مدیریت پیشرفت شغلی در تمام جهان به عنوان استراتژی ای کلیدی مطرح شده است که کمک می کند تا مسائل مهم مربوط به منابع انسانی همچون افزایش نرخ بازنشستگی، نیاز به نیروی کار متنوع در همه سطوح، رقابت محدود و بازار کار کساد حل گردد.

فرایند جانشین پروری برای افراد با استعداد در سازمان فرصت های بیشتری را فراهم می آورد، تا پیشرفت کنند. همچنین دارایی های منابع انسانی سازمان که مستعد و کارآمد هستند، افزایش پیدا می کند. این فرایند باعث می شود تا منابع انسانی حرفه ای سازمان در اجرای طرح های بلند مدت سازمانی مشارکت می نمایند. همچنین کمک می کند تا موقعیت هایی که در سازمان احتیاج به جایگزینی دارند، شناسایی شوند. در واقع این ابزاری است برای برنامه ریزی آموزش و پرورش کارمندان سازمان که اهمیت بسیار زیادی دارد.

فرایند جانشین پروری بیشتر از همه برای صاحبان کسب و کار و مدیران سازمان دارای اهمیت می باشد. چنانچه سازمانی برای این فرایند اهمیت زیادی قائل نشود و هیچ طرح اجرایی برای آن در نظر نگیرد، قطعا در آینده مجبور می شود تا هزینه سنگینی را برای جبران آن پرداخت نمایند.

مزایای جانشین پروری و مدیریت پیشرفت شغلی

جانشین پروری یکی از فرایندهای مهم سازمانی است که مزایای بسیار زیادی دارد و به همین خاطر هم اجرا نمودن آن در سازمان ها لازم و ضروری می نماید.

یکی از مهمترین مزایای این فرایند، این است که باعث می شود تا برای کسب و کارهای سازمانی برنامه ریزی مناسب تری انجام شود. به بیان بهتر منظور از جانشین پروری به کارگیری و قرار دادن افراد صحیح و مناسب در مشاغل و سمت های شغلی مناسب و در زمان مناسب است. وقتی مدیران سازمان ها آگاه باشند که افراد مناسبی قرار است عهده دار مشاغل کلیدی سازمان گردند، می توانند به راحتی برای آینده کسب و کار و سازمان خود برنامه ریزی موثرتر و کارآمدتری را طراحی نمایند.

دومین مزیت فرایند جانشین پروری، حفظ نیروی انسانی کارآمد و خروج کمتر از سازمان می باشد. یک برنامه جانشینی خوب به کارمندان کمک می نماید تا بدانند که برای چه موقعیت شغلی ای آماده می شوند و آموزش می بینند. به این صورت تصویر شفاف تری از آینده خود و سازمان دارند. خود این برنامه ریزی یک ابزار قدرتمند برای حفظ نیروی انسانی در سازمان به حساب می آید.

مزیت بعدی فرایند جانشین پروری، نظام جبران خدمات بهتر و مناسب تر می باشد. به هر میزان که اعضای سازمان رشد نمایند، به همان میزان سطح پرداخت دستمزد و حقوق کارمندان باید افزایش پیدا کند. این فرایند به مدیران این امکان را می دهد که نظام جبران خدمات را به شکلی اجرا نمایند که به این وسیله کارمندان در انجام وظایف خود انگیزه بیشتری پیدا کنند. علاوه بر این کارمندان مطمئن می شوند که آنها حقوق عادلانه ای در مقایسه با همکاران و مشاغل مشابه خود در دیگر سازمان ها دریافت می کنند.

این فرایند سبب به وجود آمدن تعهد شغلی بالاتر هم می شود. این فرایند با نشان دادن آینده ای روشن و نمایش مسیر پیشرفت شغلی واضح به اعضای سازمان سبب می شود تا تعهد شغلی کارمندان سازمان افزایش پیدا کند. تعهد بالای کارمندان به سازمان باعث می شود تا نرخ رشد مالی سازمان افزایش پیدا کند.

آخرین مزیت این فرایند استخدام نیروی انسانی مستعدتر و مناسب تر می باشد. یک برنامه ریزی جانشینی درست و مناسب باعث می شود تا جذب و استخدام کارمندان به شیوه صحیح تر و بهتر صورت پذیرد. هنگامی که مدیران درک بهتری از شیوه رهبری خود نسبت به کارمندان داشته باشند، می توانند روی استخدام افراد مستعد برای مناصب شغلی آینده تمرکز کنند. به این صورت این فرایند کوتاه تر می شود و دقت واحد منابع انسانی نیز افزایش پیدا می کند.

موانع موجود در جانشین پروری در سازمان ها

با وجود اینکه فرایند جانشین پروری دارای پیامدهای مثبت زیادی می باشد، اما چالش ها و موانع مختلفی نیز پیش روی این فرایند وجود دارد.

موفقیت برنامه های این فرایند وابسته به این است که آموزش و پرورش کارمندان سازمان به شکل متوازن انجام شوند. به صورتی که کارمندان مستعد به تدریج آموزش داده شوند. جدی نگرفتن موضوع آموزش و پرورش کارمندان مستعد توسط سازمان می تواند باعث به مخاطره انداختن برنامه های جانشین پروری گردد. در این صورت امکان دارد که مدیران سازمان در برابر برنامه های پرورش استعداد اعضای سازمان موضعی مخالف بگیرند. یا اینکه از عهده پرورش کارمندان مستعد و حرفه ای برنیایند.

به خاطر ابهاماتی که در سازمان ها وجود دارد و سرعت زیادی که تحولات سازمانی دارند، پیش بینی کردن دقیق نیازهای مدیریتی سازمان برای آینده کار بسیار مشکلی می باشد. با این وجود سازمان هایی که در استعدادیابی و آموزش مدیران آینده به شکل موثر و مناسبی عمل نموده اند، موفق شده اند تا بین نیازهای سازمان و تعداد کارمندان مستعدی که وارد خزانه استعدادها می شوند، توازن برقرار کنند و تمامی آن افراد را برای پست های در نظر گرفته شده آموزش دهند. اما چنانچه سازمانی در این زمینه ضعیف عمل نماید، بقیه اعضای سازمان دلسرد می شوند. چرا که باید در صفی طولانی قرار بگیرند تا شاید برای یکی از مشاغل کلیدی سازمان انتخاب شوند.

از دیگر موانع موجود در این فرایند می توان به محدودیت های احتمالی ای اشاره نمود که ممکن است برای مدیران جدید و جوان سازمان پیش آید. در واقع فرهنگ سازی در سازمان برای پذیرفتن مدیران و جدید سازمان که تا دیروز با دیگر اعضای سازمان هم رده بودند، بسیار اهمیت دارد. چرا که در غیر این صورت مدیر جدید با وجود استعدادی که دارد نمی تواند اعمال قدرت نماید و سازمان را مدیریت کند. بنابراین آنها باید میان سایر کارمندان سازمان برای خود مقبولیت کسب نمایند و برای به دست آوردن این توانایی تمام تلاش خود را به کار بندند.

یکی دیگر از مشکلات و موانعی که ممکن است برای این فرایند پیش آید ایجاد سوءتفاهم برای مدیران است. ممکن است برخی مدیران سازمان ها تصور کنند که فرایند جانشین پروری اختیار و قدرت آنها را کاهش می دهد. در صورتی که طرح های جانشینی به منظور همکاری با مدیر و حمایت از تصمیمات وی اجرا می گردد. بنابراین برنامه ها باید به صورتی اجرا گردد که مدیران خود را مالک این فرایند بدانند.

---

منابع:

https://www.academia.edu/35522326/Effective_Succession_Planning_Ensuring_Leadership_Continuity_and_Building_Talent_Within_3rd_edition_

https://www.shl.com/solutions/talent-management/mobilize/succession-planning/

---