ساختار سازمانی چیست؟

ساختار سازمانی در واقع چارچوبی است که بر روابط حاکم بر مشاغل، سیستم ها و فرایندهای عملیاتی و افراد و تیم هایی که برای تحقق اهداف سازمان تلاش می کنند، تعیین شده است. این ساختار نشان دهنده توزیع قدرت در سازمان می باشد و بر الگوهای روابط درونی سازمان، اختیار و ارتباطات تاثیرگذار است. به طور کلی ساختار سازمان، استراتژی سازمان را مشخص می کند و مشاغل و وظایف را دسته بندی می نماید.

عوامل موثر بر طراحی ساختار سازمانی

دو دسته عوامل برای طراحی ساختار سازمانی در نظر گرفته می شود، که با روش های مختلفی آنها را بررسی می کنند. برای این کار از روش هایی همچون جمع آوری اطلاعات، پرسشنامه، مصاحبه و غیره استفاده می کنند. این عوامل عبارتند از: ابعاد ساختاری و ابعاد محتوایی.

ساختار سازمانی، چارچوبی است که بر روابط داخل سازمان حاکم است.

ویژگی ها و خصوصیات ساختار سازمانی

در برخی از تعاریف ساختار سازمانی را جزئی از سازمان می دادند که دارای عناصری است. این عناصر عبارتند از:

پیچیدگی: این پیچیدگی در واقع نمایانگر حدود تفکیک درون سازمان ها است. به این معنی که چه میزان از فعالیت های سازمان و فرایندهای آن از هم جدا و تفکیک شده اند.

رسمیت: رسمیت حدی است که سازمان به منظور جهت دهی رفتار کارمندانش به مقررات و قوانین را مشخص می کند.

تمرکز: تمرکز اشاره به اختیار تصمیم گیری دارد. سازمان ها در چنین حالتی مسائل و مشکلات را به بالای هرم سازمانی انتقال می دهند. مدیران ارشد نیز در مورد راهکارهایی برای این مسائل تصمیم گیری می نمایند. نقطه مقابل تصمیم گیری متمرکز، تصمیم گیری در حالت عدم تمرکز است. این نوع از تصمیم گیری به صورت نامتمرکز می باشد. یعنی در سطوح پایین سلسله مراتب سازمانی پراکنده گشته است.

برخی از تعاریف ساختار سازمانی را جزئی از سازمان می دانند.

انواع ساختار سازمانی

ساختار سازمانی انواع مختلفی دارد که هر کدام از آنها دارای مزایا و معایب مخصوص به خود هستند. به صورت کلی تمام سازمان ها با هم متفاوت هستند. به همین خاطر نمی توان گفت چه ساختاری برای یک سازمان ایده آل و کامل می باشد. در ادامه به انواع ساختارها اشاره خواهیم کرد و هر سازمان نسبت به شرایط خود ساختار مناسب را انتخاب می نماید.

ساختار وظیفه ای: این ساختار در سازمان ها بسیار رواج دارد. بر اساس این ساختار، سازمان ها به بخش ها و گروه های کوچک تری تقسیم می گردند که هر کدام وظایف و نقش های مخصوص به خود دارند. مثلا یکی سازمان می تواند دارای یک تیم فناوری اطلاعات باشد و در کنار آن تیم بازاریابی و مالی نیز در سازمان وجود داشته باشد. در چنین ساختاری هر قسمت از سازمان دارای مدیری است که باید به مدیر بالاتر از خود گزارش دهد. مزیت این ساختار این است که کارمندان طبق مهارت و عملکرد دسته بندی می شوند و به این صورت می توانند انرژی خود را صرف وظایفی کنند که به بخش آنها مربوط می شود.
ساختار مجزا: سازمان های بزرگ اصولا دارای چند هدف هستند. برای همین بعضی مواقع ساختار مجزا را به کار می بندند. این ساختار به آنها کمک می کند تا گروه ها دارای استقلال بیشتری باشند. طبق این ساختار هر کدام از بخش های سازمان به عنوان یک شرکت مجزا عمل می کنند و تصمیم گیری برای هر پروژه ای به عهده همان بخش می باشد. در نهایت یک یا دو نفر از همان بخش مسئول گزارش دادن به رئیس سازمان می گردند. یکی از معایب این ساختار این است که از لحاظ مالی و به خصوص مالیاتی موجب ضرر سازمان می گردند.

ساختار مجزا از انواع ساختار سازمانی می باشد.

ساختار ماتریسی: این ساختار ترکیبی از ساختار وظیفه ای و ساختار پروژه ای می باشد. امکان دارد کارمندان در چنین ساختاری مجبور باشند تا عملکرد خود را به دو رئیس یا حتی بیشتر از آن گزارش دهند. مزیت این نوع ساختار این است که به کارکنان این امکان را می دهد تا دانش و اطلاعات خود را با کارمندان بخش های دیگر در میان بگذارند. بنابراین درک و ارتباط بهتری از نقش یکدیگر دارند و مهارت های خود را گسترش می دهند و رشد می کنند.
ساختار وظیفه ای-مسطح: این ساختار برای برخی از سازمان ها مفید است. این ساختار نیز مانند ساختار ماتریسی ترکیبی می باشد ولی برای شرکت های کوچک تر و استارتاپ ها مناسب تر می باشد. در واقع این نوع ساختار، ترکیبی از ساختار وظیفه ای و ساختار مسطح می باشد و کمک می کند تا در سطوح سازمانی تصمیم گیری های بیشتری گرفته شود. ساختار وظیفه ای-مسطح برای سازمان هایی مناسب است که برنامه های خلاقانه ای دارند. به همین خاطر کارکنان در تمام سطوح انگیزه پیدا می کنند تا ایده های خود را به زبان آورند و بدون اینکه لایه های مدیریتی در نظر گرفته شود ساختاری مسطح در سازمان تشکیل می گردد. مزیت این ساختار، دادن فضا به کارمندان برای ایجاد خلاقیت و نوآوری است. این ساختار خط قرمزهایی که در ساختارهای دیگر وجود دارد، از میان بر می دارد. اما این ساختار نقطه ضعفی نیز دارد. نقطه ضعف آن این است که در صورتی که کارمندان دارای درک و شناخت کافی از این ساختار نباشند، امکان آسیب زدن به سازمان وجود دارد.

انواع ساختار سازمانی از لحاظ نظری

بعضی از سازمان ها ساختار سازمان را به دو دسته نظری و عملی تقسیم می نمایند. ساختار نظری، کلی و انتزاعی می باشد و خود به دو دسته ارگانیک و مکانیک بخش بندی شده است.

ساختار ارگانیک در سطح افقی پراکندگی اندکی دارد. اما در دو سطح افقی و عمودی همکاری و مشارکت دارد. وظایف در این ساختار انعطاف پذیر می باشند. کارها خیلی رسمی نیستند و ارتباطات به تبع آن غیر رسمی می باشند. در این ساختار سیستم تصمیم گیری نیز غیر متمرکز می باشد.

اما در ساختار مکانیکی، واحد ها در سطح افقی پراکنده شده اند. روابط در این ساختار خیلی دقیق و انعطاف ناپذیر هستند. کانال ارتباطی رسمی می باشد و سیستم تصمیم گیری بر عکس ساختار ارگانیک متمرکز است.

انواع ساختار سازمانی از لحاظ عملی

در واقع ساختارهای ارگانیکی و مکانیکی تقریبا در یک راستا قرار دارند و شامل ساختارهای جزئی تر و عملی تر می شوند. ساختار عملی به دو دسته تقسیم شده اند که یکی انواع ساختارهای عملی بر اساس بخش های پنج گانه سازمان می باشد، و دیگری انواع ساختارهای عملی بر اساس گروه بندی فعالیت های سازمانی.