تجزیه و تحلیل شغل چیست؟

تجزیه و تحلیل شغل، به فرایندی گفته می شود که به وسیله آن، ماهیت و ویژگی های هر یک از وظایف سازمان در آن بررسی می گردد و درباره آنها اطلاعات کافی گردآوری و گزارش می شود. تجزیه و تحلیل شغل، به مدیران منابع انسانی کمک می کند تا متوجه شوند هر شغلی دارای چه وظایفی است و هر کارمند برای اجرای شایسته آن باید چه مهارت ها، توانایی ها و دانش هایی داشته باشد.

تجزیه و تحلیل شغل، به مدیران کمک می کند تا کارمند مناسب با شرایط شغل استخدام کنند.

کاربرد تجزیه و تحلیل شغل

در دهه اخیر کاربرد تجزیه و تحلیل شغل، به صورت کلی روی پیش بینی، به خصوص در ارتباط با اجرای قوانین و مقررات تمرکز دارد. خیلی از سازمان ها نیز به منظور اجرای قانون برابری فرصتهای استخدام و مقررات مربوط به آن از تجزیه و تحلیل شغلی، استفاده می نمایند. در واقع مزایای بیشتری برای این فرایند پیدا کرده اند. در خیلی از سازمان ها این فرایند برای گزینش، آموزش، ارزیابی عملکرد، ارزیابی شغل، مطالعات زمان و حرکت، ایمنی و بهداشت، پیاده کردن قوانین و مقررات دولت و طراحی مشاغل استفاده می شود.

خیلی از سازمان برای گزینش و استخدام افراد، از تجزیه و تحلیل شغل استفاده می کنند.

روش های تجزیه و تحلیل شغل

اولین قدم برای تجزیه و تحلیل شغل، بررسی اهداف و مقاصد شغلی می باشد. بعد از آن، گام دوم این است که اهداف را باید به وظایف و مسئولیت های خردتری تقسیم بندی کرد. به این طریق چیستی و چگونگی اجرای وظایف توسط کارمندان مشخص می شود. در گام بعدی باید وظایف و مسئولیت های خاص تر را مکتوب کرد که بشود از نتایج تحلیل شغل در شرایط متفاوتی که پیش خواهد آمد، استفاده نمود.

تجزیه و تحلیل شغل، با روش هایی مانند پرسشنامه و مصاحبه صورت می پذیرد. اطلاعات آن نیز از متصدی شغل و سرپرست آن اتخاذ می شود. اگر شغلی نیز برای اولین بار ایجاد شده باشد، اطلاعات مربوط به آن را باید از ایجادکنندگان آن شغل دریافت کرد.

تجزیه و تحلیل شغل، از طریق روش هایی مانند پرسشنامه و مصاحبه صورت می پذیرد.

از نکات مهمی در رابطه با طراحی شغل وجود دارد، این است که عموما طراحی شغل از سمت بالا به پایین می باشد و توسط مدیران ایجاد شده است. در این بین نقش شغل سازی را نمی توان نادیده گرفت که از سمت پایین به بالا می باشد و اشاره به تغییرات فعال کارمندان برای فرم دهی شغل شان دارد. شغل سازی به نوعی از رفتارهای فوق فعال از سمت کارمندان گفته می شود که در سازمان ها رواج دارد.

به طور کلی برای جمع آوری اطلاعات درباره شغل از روش های مشاهده، مصاحبه، ثبت جریان کار، گروه کانونی و نشست متخصصان و پرسشنامه تحلیل شغل استفاده می شود.

عوامل موثر بر تجزیه و تحلیل شغل

در تنظیم اطلاعاتی که به شغل ارتباط دارند، از آن جا که مشاغل بر مبنای جبران خدمات و دیگر وظایف اداره انسانی قرار دارند، باید ابعاد مختلفی از نظر سیاسی، اجتماعی، فرهنگی، اقتصادی، فناوری، قانونی و اهداف سازمان و مدیریت را در نظر داشت. شغل از این نظر، دارای مفهوم اجتماعی می باشد که اطلاعات مرتبط با شرح آن در تنظیم درست و متناسب با مسئولیت های مربوط به شغل استفاده می شود. از منظر رفتار سیاسی، روابط در شرح شغل باید به گونه ای پیش بینی شده، تنظیم شوند تا مشاغلی که بر اساس روابط مکتوب به وجود آمده اند، قدرت مانور بیشتری داشته باشند. به این وسیله کارمند می تواند از عهده وظایف خود برآید و سپس رفتار سیاسی مربوط به شغل و توانایی های خود را بروز دهد.

یکی از اصول دیگری که بر تجزیه و تحلیل شغل اثر دارد، ملاحظات قانونی مربوط به نوع رعایت فرصت برابر در تنظیم شرایط احراز مشاغل است. این ملاحظات باید بر اساس ویژگی های فردی از نظر نژادی، جنسی و طبقات اجتماعی باشد و شرایط استخدام و بکارگیری در مشاغل را برای همه به صورت برابر فراهم نماید. در بعضی از مشاغل نیز استانداردهای مدون و مکتوب برای انجام یک شغل به صورت قوانین و مقررات، باید رعایت گردد.

از اصول تجزیه و تحلیل شغل، رعایت فرصت برابر در تنظیم شرایط احراز شغل می باشد.

تنظیم شرح شغل و شرایط احراز شغل، پس از تجزیه و تحلیل شغل

اطلاعات به دست آمده از تجزیه و تحلیل شغل، را در قالب شرح شغل و شرایط احراز شغل، به فرم های خاصی انتقال می دهند. شرح شغل، وظایف، مسئولیت ها و شرایط کاری را به صورت خلاصه بیان می کند. شرایط احراز شغل هم، شامل شرایطی می شود که متصدی آن شغل باید داشته باشد تا بتواند از عهده انجام آن کار به خوبی برآید. در واقع مهارت، توانایی ها و دانش لازم را برای انجام درست و موثر شغل مدنظر را دارا باشد.

شرح شغل

به صورت کلی برای تنظیم مشاغل فرم خاص و استانداردی وجود ندارد. هر سازمان باید برحسب نیاز و نوع ساختار سازمانی خود، فرم خاصی تنظیم کند. اما به طور کلی در فرم های شرح شغل، عنوان شغل، شرح وظایف عمده، میزان اختیاراتی که مسئولیت ها را مشخص می نماید و شرایط کار، آورده می شود.

عموما قسمت های اصلی شرح شغل عبارتند از: شناخت شغل، خلاصه و تعریف شغل، نمونه وظایف و مسئولیت ها، اختیارات، شرایط کار، ارتباط با مشاغل دیگر، ابزار مورد نیاز، فناوری و تعریف واژه ها.

شرایط احراز مشاغل

پس از اینکه ماهیت و ویژگی های شغل شرح داده شد، گام بعدی تنظیم خصوصیات، تجربیات و مهارت هایی است که متصدی شغل باید دارای آنها باشد. به همین منظور باید فرم شرایط احراز شغل تنظیم گردد و پیش از تنظیم آن باید شرح شغل را به دقت مطالعه نمود. فرم شرایط احراز شغل هم راهنمایی برای کارمندیابی محسوب می شود، و از آنجا که صفات و خصوصیات ضروری در آن شرح داده شده، می توان از آن در طراحی آزمون های انتخابی استفاده نمود. آزمون های انتخابی، آزمون هایی هستند که توانایی های متقاضیان شغل را مورد آزمایش قرار می دهند.

شرایط احراز شغل، شرح صفات و خصوصیاتی می باشد که متصدی شغل باید آنها را داشته باشد تا بتواند به درستی از عهده انجام امور برآید. این صفات و خصوصیاتی که را به دو روش می توان شناسایی کرد.

روش اول اظهارات صاحب نظران است. به این روش، روش قضاوتی هم می گویند. به این صورت که از کارشناسان، مدیران و سرپرستانی که با شغل آشنا هستند، پرس و جو می شود. یعنی از نظر آنها کسی که باید برای شغل مد نظر انتخاب شود، دارای چه تحصیلات، مهارت ها و تخصص هایی باشد؟ چه دوره هایی دیده باشد؟ استعداد و هوش وی در چه حدی باشد تا برای انجام صحیح وظایف خود مناسب باشد؟

روش دوم تجزیه و تحلیل آماری است. این روش منطقی ترین و دشوارترین روش محسوب می شود. این روش رابطه آماری میان ویژگی ها و مهارت های فردی و همچنین میزان کارایی فرد را تعیین می کند. در واقع مشخص می شود که چه رابطه ای بین متغیرهایی همچون اندازه قد، قدرت جسمی، قوه بینایی، هوش، چالاکی و زبردستی و ویژگی های شخصیتی کارمند در انجام وظایف او موجود است.

از مزایای تعیین صفات و مشخصات متصدی شغل توسط روش های آماری، اثبات رابطه میان خصوصیات فرد و کارایی او از طریق علمی است. امروزه دیگر نمی توان شرایط احراز شغل را به دلخواه تنظیم کرد. در بسیاری از جوامع، چنانچه شرایط احراز شغل بی ارتباط با شغل تدوین شده باشد، کارفرما و سازمان، هر دو باید به قانون جواب پس بدهند.

منابع: