کارمندیابی چیست؟

کارمندیابی به فرایندی گفته می شود، که از طریق آن سازمان برای سمت های شغلی که بدون متصدی هستند، به دنبال افراد مناسب و تشویق آنها به کار در آن سمت هستند. به بیان دیگر سازمان به وسیله فرایند کارمندیابی، افراد جدید و دارای شایستگی های مناسب را کشف می نماید و تلاش دارد آنها را به سمت سازمان جذب نماید.

این تعریف به صورت کاملا واضح نشان دهنده این موضوع است، که کارمندیابی با گزینش و استخدام، متفاوت می باشد. در واقع کارمندیابی، فرایند کشف و جذب افراد شایسته به سازمان است. در حالی که گزینش فرایندی است که در طی آن مدیران باید از میان متقاضیانی که درخواست داده اند، فرد مناسب را برای جذب انتخاب نمایند.

عموما در سازمان ها، واحد منابع انسانی این مسئولیت را به عهده دارد. اما لازم به ذکر است که این مهم باید با هماهنگی مدیران اجرایی و سرپرستان مشاغلی که احتیاج به نیروی انسانی دارند، انجام شود.

کارمندیابی، فرایند کشف و جذب نیروی کار به سازمان می باشد.

فرایند کارمندیابی

در این فرایند، ابتدا مدیران باید شیوه برآورده کردن نیازهای سازمان را بررسی و ارزیابی نمایند. یعنی جایگزین های کارمندیابی را بررسی نمایند، تا ببینند که آیا می توانند با نیروی موجود در سازمان، نیازهای سازمان را برطرف نمایند یا خیر. هنگامی که نتوانستند جایگزین مناسبی برای برآوردن نیازهای سازمان پیدا کنند، به سراغ این فرایند می روند. مدیران منابع انسانی برای کارمندیابی لازم است، اطلاعات کافی در مورد شرح مشاغل و شرایط احراز آنها داشته باشند، تا به این صورت بتوانند فردی مناسب را برای شغل مورد نظر کشف و جذب نمایند. برای اجرای این فرایند، هم منابع انسانی درون سازمان مد نظر هستند و هم منابع انسانی خارج از سازمان.

جایگزین های کارمندیابی

در واقع کارمندیابی و انتخاب منابع انسانی، به هزینه های زیادی احتیاج دارد. از همین رو سازمان پیش از اجرای این فرایند، به بررسی و ارزیابی جایگزین هایی که می توانند برای آن داشته باشند، می پردازند. وقتی سازمان در کوتاه مدت به خاطر اینکه تقاضا برای تولیدات و خدمات افزایش یافته است، به نیروی انسانی اضافه نیاز دارد. در برخی مواقع سازمان می تواند بدون اینکه نیرویی جدید استخدام نماید، این افزایش موقتی تولیدات و خدمات را پوشش دهد. در برخی مواقع نیز به خاطر تخصصی بودن شغل، مدیران در صدد استخدام نیروی جدید انسانی بر می آیند. بعضی از جایگزین های کارمندیابی را در زیر عنوان خواهیم کرد.

اضافه کاری: اضافه کاری یکی از روش های موثر در برخورد با نوسانات کوتاه مدت در مقدار تولیدات و خدمات می باشد. اضافه کاری هم برای مدیران مفید فایده است، هم برای کارمندان. چرا که دیگر نیازی نیست مدیران برای کارمندیابی و آموزش آنان هزینه نمایند. کارمندان نیز حقوق بیشتری می گیرند. به همین خاطر، ممکن است این روش رضایت کارمندان را بالاتر ببرد. اما با وجود اینکه اضافه کاری مزایای زیادی دارد، این روش دارای معایبی نیز هست. اگر سازمان به اضافه کاری شدید احتیاج داشته باشد، مجبور است کارمندان را بیشتر از ساعات عادی به کار گیرد. همین زمان بندی های غیر عادی باعث می شود کارایی کارمندان کاهش پیدا کند. به این ترتیب میزان پرداخت مزد نسبت به عملکرد بیشتر می شود. مسئله دیگر آن است، که بعضی اوقات کارمندان به عمد کار خود را کش می دهند تا به وقت اضافه کشیده شود.

اضافه کاری از روش های جایگزین کارمندیابی است.

قراردادهای فرعی: زمانی که سازمان ها با تقاضاهایی که در دوره های کوتاه مدت، بیش از ظرفیت سازمان است، مواجه می شوند، می توانند نیروی انسانی سازمان را افزایش ندهند. به جای آن، با سازمان های دیگر قراردادهای فرعی ببندد و نیاز خود را برطرف سازند. اما باید بدانید که این روش معایبی دارد. اول اینکه این روش هزینه بر می باشد. دومین عیب آن، این است که مشتری را به سمت رقیب جذب می نمایند. پیدا کردن سازمانی که این کار را بپذیرد و با کیفیت و کمیت مورد نظر تحویل دهد، کار مشکلی می باشد.
استفاده از دیگر کارمندان به صورت پاره وقت: یکی از روش های دیگر برای برآورده کردن نیازهای سازمان در کوتاه مدت، به کارگیری نیروی کار موقتی می باشد. این روش بیشتر در دانشگاه ها به کار برده می شود. این شیوه باعث کاهش هزینه های سازمان می گردد، ولی پیدا کردن فرد مناسب و آموزش دیده برای انجام این امور سخت می باشد.
به تعویق انداختن سفارش: سازمان در این روش، کار و سفارشی که به او داده شده است، را می پذیرد. ولی چون به صورت همزمان با دیگر وظایف سازمان، نمی تواند این تقاضای اضافه را برآورده کند، آن را به دوره بعد یا یک دوره دیگر که میزان تقاضا کاهش پیدا می کند، موکول می نماید. چنانچه سفارش دهنده با این موضوع مشکلی نداشته باشد، این روش، بسیار روش مناسبی است.

از روش های جایگزین کارمندیابی، می توان به روش به تعویق انداختن سفارش اشاره کرد.

عوامل محیطی موثر بر فرایند کارمندیابی

تمام سازمان ها بالاخره به نوعی درگیر فرایند کارمندیابی می گردند. ولی عوامل مختلفی نیز روی میزان فعالیت های این فرایند اثرگذار است. این عوامل هم برون سازمانی هستند، هم درون سازمانی. از مهمترین عوامل برون سازمانی که روی این فرایند اثر دارد، میزان عرضه و تقاضای مهارت های خاص می باشد که در بازار عرضه نیروی کار ارائه می گردد.

یکی دیگر از عوامل برون سازمانی، نرخ بیکاری می باشد. زمانی که نرخ بیکاری افزایش پیدا می کند، امکان دارد اجرای فعالیت های کارمندیابی نیز ساده تر گردد. چون تعداد متقاضیان ناخواسته بیشتر می باشد و همین تعداد زیاد متقاضیان امکان جذب افراد با کفایت بیشتری را مهیا می نماید. همچنین هنگامی که نرخ بیکاری کاهش پیدا کند، تلاش برای کارمندیابی به نسبت آن باید افزایش یابد.

از عوامل درون سازمانی موثر بر این فرایند باید به برنامه ریزی صحیح و کامل نیروی انسانی اشاره کرد. هر چقدر این برنامه ریزی کامل تر و دقیق تر باشد، کارمندیابی ساده تر می گردد.

عامل مهم درون سازمانی بعدی، به کارگیری خط مشی ترفیع از داخل سازمان است. عموما برای پر نمودن مناصب شغلی خالی دو خط مشی به کار گرفته می شود. یکی خط مشی ترفیع کارمندان داخل سازمان می باشد و دیگری خط مشی پر نمودن مناصب شغلی از بیرون سازمان است. برگزیدن هر یک از این خط مشی ها یا انتخاب ترکیبی از آنها تاثیر زیادی روی تلاش های کارمندیابی خواهد گذاشت. اگر خط مشی های ترفیع از داخل سازمان انتخاب گردد، تلاش برای یافتن کارمند به صورت کوتاه می باشد و به صورت اختصاصی از داخل سازمان انجام می شود. پیدا کردن کارمند از محیط خارج از سازمان تنها برای افراد سطوح اولیه انجام می شود. اگر انتخاب سازمان خط مشی دوم باشد، تلاش برای کارمندیابی گسترده تر می گردد و محیط خارج از سازمان را نیز شامل می شود.