سیستم جامع منابع انسانی چیست؟

سیستم جامع منابع انسانی، مجموعه نرم افزارهایی می باشند که به منظور تسهیل مدیریت منابع انسانی به وجود آمده اند. این سیستم ها دارای یکپارچگی هستند. همین جامع بودن و یکپارچه بودن آنها مزیت رقابتی این سیستم های محسوب می گردد.

سیستم جامع منابع انسانی، طوری طراحی گشته است که می تواند تمام فرایندهای درون سازمان را از لحظه استخدام تا اتمام دوران خدمت و بازنشستگی کارمندان را به صورت یکپارچه مدیریت نماید. این سیستم ها سازمان را مکانیزه می نمایند. علاوه بر آن موجب جلوگیری از هدر رفتن منابع می شوند و سازمان را به بهره وری می رسانند.

سیستم جامع منابع انسانی، باعث صرفه جویی در وقت و هزینه های سازمان می گردد.

وظایف سیستم جامع منابع انسانی

یک سیستم جامع منابع انسانی، باید قادر باشد تا در موقعیت های مختلف چه سازمان ها دولتی باشند، چه شرکت های تجاری یا صنعتی، ساختار آن سازمان را به بهترین شیوه مدیریت نماید. همچنین اطلاعات آن سازمان را به روز کند. یکی دیگر از وظایف این سیستم ها، نرم افزارهای پرسنلی و یا سیستم کارگزینی می باشد. این سیستم باید از مشخصات فردی و سازمانی کارمندان، اطلاعات کامل و جامعی را نگهداری نماید. در واقع پرونده پرسنل را آرشیو نماید.

وظیفه بعدی آنها، سیستم حضور و غیاب می باشد. این سیستم به منظور نگهداری اطلاعات عملکرد کارمندان در دوره های مختلف، مورد استفاده قرار می گیرد. این سیستم به سیستم نرم افزار پرسنلی متصل است و سوابق اجرایی هر کارمندی را در سازمان می داند.

نرم افزار حقوق و دستمزد نیز موظف است حقوق ماهانه کارمندان را محاسبه نماید. این نرم افزار نیز به نرم افزار حضور و غیاب متصل است و بر حسب دستورالعمل هایی که هر سازمان مختص به شرایط خود ارائه می دهد، حقوق ماهانه کارمندان را محاسبه می نماید.

از وظایف سیستم جامع منابع انسانی، استخدام نیروی کار به صورت مکانیزه می باشد.

نرم افزارهای سیستم جامع منابع انسانی

نرم افزار تشکیلات سازمانی: یکی از نرم افزارهای سیستم جامع منابع انسانی، تشکیلات سازمانی می باشد. این تشکیلات می توانند کلیه اطلاعاتی که به تمام پست های سازمانی مربوط می شود را از گذشته تا به امروز را نگهداری نماید. این نرم افزار کلیه ویرایش هایی که از طریق سازمان به صورت ساختار مصوب در آمده است را طوری که همه تاریخچه ها، مستندات، وظایف و تمامی اطلاعات مرتبط به راحتی در دسترس قرار گیرد را ثبت می نماید. نرم افزار تشکیلات سازمانی با سایر سیستم های حوزه منابع انسانی، علی الخصوص نرم افزار پرسنلی ارتباطات گسترده ای دارد. همین ارتباط گسترده باعث می شود مفاهیم کارگزینی، مکانیزه گردد و عملکرد بهتری در سطوح بالاتر داشته باشد و برای تعالی سازمان بستر اجرایی مناسب تری فراهم نماید.
نرم افزار پرسنلی: این نرم افزار همان سیستم کارگزینی می باشد. نرم افزار پرسنلی همراه با تشکیلات سازمانی، هر دو از سیستم های پایه ای حوزه منابع انسانی به حساب می آیند. این سیستم ها برعکس خیلی از سیستم های دیگر، کاربردی بیشتر از یک کارگزینی ساده الکترونیک دارند. این نرم افزار کاربردی بسیار وسیع در سازمان دارد. یعنی از زمان جذب نیروی انسانی تا اتمام همکاری وی با سازمان را پوشش می دهد. تمامی سیستم های حوزه منابع انسانی و مالی، هم به صورت مستقیم و هم غیر مستقیم تمامی اطلاعات پرسنلی را از این سیستم دریافت می نمایند.

نرم افزار پرسنلی، یکی از نرم افزارهای موجود در سیستم جامع منابع انسانی می باشد.

نرم افزار حضور و غیاب: این نرم افزار به منظور کنترل تردد کارمندان در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. ساعات حضور و غیاب کارمندان در این سیستم ثبت می گردد. سپس به صورت خودکار این داده ها را به نرم افزار حقوق و دستمزد ارسال می نماید.
نرم افزار حقوق و دستمزد: این نرم افزار حقوق و مزایای پرسنل را محاسبه می نماید و اسنادی که مربوط به پرداخت های مالی هستند را ثبت می نماید. این نرم افزار به صورت مکانیزه به باقی نرم افزارهای سازمان متصل است تا بتواند به صورت خودکار اطلاعات را از سیستم پرسنلی دریافت نماید. بعد از طریق استعلام از نرم افزار حضور و غیاب، اطلاعات مربوط به تردد فرد در سازمان را بررسی می نماید. سپس با بررسی تمام سوابق و اطلاعات کارمند مورد نظر اقدام به محاسبه دستمزد می نماید.
نرم افزار نظرسنجی: در این نرم افزار سوالاتی طراحی می شود که شیوه پاسخگویی به آنها به طور پویا در اختیار قرار گرفته است. اینگونه سوالاتی که برای نظرسنجی طراحی می شود را می توان برای جامعه هدف و کاربران مورد نظر با این نرم افزار ارسال نمود.
نرم افزار آموزش: این نرم افزار وسیله ای برای اجرای فرایندهای نیاز سنجی، ارزیابی، اثربخشی و گرفتن گزارش از تمام عملکردهای آموزشی که در سازمان صورت می گیرد، می باشد. نرم افزار آموزش می تواند نیازهای آموزشی پرسنل را به صورت مکانیزه در آورد. همچنین دوره های آموزشی، ثبت نتایج و ارائه گواهینامه های صادر شده با استفاده از این نرم افزار امکان پذیر است.
نرم افزار ارزیابی عملکرد: ارزیابی برای مشخص نمودن شایستگی کارمندان از منظر عملکرد سازمانی، ارتقای دانش فردی و رفتار در سازمان ها صورت می پذیرد. این نرم افزار در یک دوره ارزیابی کامل، که یک ساله می باشد، چند روش ارزیابی را به کار می گیرد که بر اساس ماهیت دپارتمان ها طراحی شده اند. در آخر نیز نتایج تمام این ارزیابی ها، در محاسبه حقوق و مزایا تاثیر خواهد گذاشت.
نرم افزار پیشنهادات: امروزه نظام پیشنهادات یکی از شیوه های بسیار موثر در افزایش بهره وری سازمان ها به حساب می آید. این نرم افزار به تمام کارمندان و مشتریان سازمان، این امکان را می دهد تا در تصمیم گیری و حل مسائل سازمانی مشارکت نمایند.
نرم افزار مهمانسرا: امکان دارد این نرم افزار در تمامی سازمان ها وجود نداشته باشد. نرم افزار مهمانسرا بیشتر مناسب سازمان های بزرگ و بین المللی می باشد. چون در این نرم افزار اطلاعات تمام هتل ها و مهمانسراهایی که طرف قرارداد سازمان هستند وجود دارد. از طریق این برنامه می توان در تاریخ های مختلف مهمانسراها را برای استفاده کارکنان و مشتریانی که از دیگر نقاط برای جلسات کاری می آیند را رزرو نمود.
نرم افزار وام و تسهیلات: در این نرم افزار گرفتن انواع وام های های مختلف، کنترل مدارک و ثبت اطلاعات ضامن ها امکان پذیر است. حتی سود حاصل از وام از طریق این نرم افزار محاسبه می گردد.
نرم افزار بازنشستگی: از طریق این نرم افزار می توان اطلاعات مربوط به کارمندان بازنشسته را جمع آوری نمود. هدف این نرم افزار محاسبه حقوق و مزایا کارمندان در زمان بازنشستگی می باشد. این برنامه امکان دسترسی آسان و سریع را به سوابق بازنشستگان، وراث و موکلین آنها را فراهم می کند.