مدل مدیریت عملکرد

اکثر مدل های مربوط به مدیریت عملکرد از مدل چهار مرحله ای دمینگ تبعیت می نماید. این مدل از مراحلی گام به گام تشکیل می شود که به هم پیوسته هستند. این مراحل عبارتند از:

مرحله اول مدیریت عملکرد: برنامه و هدف گذاری به منظور تعیین استانداردهای عملکرد

در این مرحله پیش از اینکه برنامه ریزی انجام شود باید اهداف سازمان به صورت واضح و روشن برای کارمندان تعیین گردد و این اهداف با صراحت برای آنها شرح داده شود. عموما این توضیحات پیش از استخدام نیروی انسانی و برای جذب آنان تعیین می گردند. ولی وقتی که کارمندان جدید به استخدام یک سازمان در آمدند نیز باید این اهداف بار دیگر به آنها ابلاغ گردد.

مرحله برنامه ریزی جزو مهمترین مراحل اعمال مدیریت عملکرد می باشد که به صورت مستقیم در دستیابی به اهداف سازمان نقش دارد.

*مدیریت عملکرد دارای مراحل به هم پیوسته ای می باشد*

به منظور تنظیم یک برنامه ریزی اصولی باید ابتدا به تجزیه و تحلیل شغلی پرداخت. در این فرایند اطلاعات در مورد مشاغل جمع آوری و جمع بندی می شوند. سپس برای هر کدام از این مشاغل اولویت بندی و استخراج معیارهای عملکردی اجرا می شود. این معیارها متشکل از مجموعه ای از معیارهای عمومی و بعضی از معیارهای خاص هستند که با در نظر گرفتن ماهیت مشاغل، رده های شغلی و غیره در نظر گرفته می شوند.

مرحله دوم مدیریت عملکرد: اجرا و نظارت مستمر، پیگیری و مربیگری و در نهایت اندازه گیری عملکرد

بعد از اینکه اهداف و برنامه های سازمان به طور کامل مشخص گشت و تمای اعضای سازمان در مورد آن اتفاق نظر داشتند، مدیران سازمان به عنوان یک مربی به نظارت عملکرد کارکنان می پردازند. در موارد لازم به آنها آموزش می دهند، آنها را حمایت و هدایت می کنند. یکی از مهمترین وظایف مدیران در طول این دوره ارزیابی و نظارت است که با در نظر گرفتن مسئولیت ها و مقتضیات کار، عملکرد کارمندان را ارزیابی کنند و به آنها بازخورد دهند. به این صورت کارمندان را به سمت بهبود عملکرد و تغییر سوق می دهند.

در این مرحله مدیر به کارمندان کمک می کند تا بعد از هر اقدامی، عملکرد خود را بازبینی کنند و در مورد آن از خود عکس العمل نشان دهند و از رفتارهایشان یاد بگیرند.

مرحله سوم مدیریت عملکرد: کنترل نقاط قوت و ضعف و ارائه بازخورد

مرحله بعدی از مراحل به هم پیوسته مدیریت عملکرد، ارزیابی رفتار و عملکرد کارکنان می باشد. در واقع این مرحله جزو پیچیده ترین و دشوارترین مراحل می باشد. مبنای این ارزیابی نیز مقایسه آنها با اهداف و انتظاراتی می باشد که از پیش تعیین شده و بر سر آنها توافق کرده اند. این ارزیابی باعث می شود تا نقاط قوت و ضعف اعضای سازمان مشخص گردد.

در این مرحله لازم است تا کارمندان سازمان به مدیران خود اعتماد کنند و نتایج ارزیابی را بپذیرند تا به این صورت این مرحله موفقیت آمیز باشد. البته در این فرایند نیز مانند هر فعالیت انسانی دیگر، امکان بروز خطا وجود دارد.

ارائه بازخورد یکی از مراحل ضروری مدیریت عملکرد می باشد. — *ارائه بازخورد یکی از مراحل ضروری مدیریت عملکرد می باشد*

مرحله چهارم مدیریت عملکرد: مرور و تحلیل عملکرد و اجرای برنامه های توسعه و بهبود فردی و گروهی و اقدامات اصلاحی

در مدل دمینگ این مرحله به عنوان آخرین مرحله مدیریت عملکرد به حساب می آید. این مرحله پایانی، تمامی مراحل قبل و فرایند مدیریت عملکرد را تکمیل می نماید و ماهیتی مدیریتی به آن می بخشد. به صورتی که مدیران با مرور عملکرد کارمندان و با هدف بهبود عملکرد آنها در دوره های بعدی تصمیمات و اقدامات اصلاحی اتخاذ می نمایند.

در این مرحله مدیران بعد از اینکه ارزیابی های لازم را انجام دادند و فرم های مربوط به ارزیابی عملکرد را پر نموده اند و نقاط قوت و ضعف اعضای سازمان را مشخص کردند، جلسه ای رو در رو با کارمندان برگزار می کنند تا در آن به تحلیل و بازنگری عملکرد و رفتار آنها بپردازند. در این جلسه تصمیمات مهم و مشترکی گرفته می شود که سبب می شود تا عملکرد اعضای سازمان بهبود پیدا کند و سبب موفقیت سازمان گردد.

این مراحل مانند یک چرخه عمل می کنند و باید به صورت مداوم در جریان باشند. به این صورت چرخه کسب و کار به راحتی به حرکت و گردش در آمده است و سازمان در مسیر توسعه و بهبود قرار می گیرد.

مرحله پنجم مدیریت عملکرد: رتبه بندی

در بعضی از مدل ها علاوه بر مراحل بیان شده، مراحل دیگری هم مطرح می شوند. یکی از این مراحل رتبه بندی می باشد. این مرحله به این صورت انجام می شود که در زمان ارزیابی عملکرد، عملکرد هر کدام از کارمندان رتبه بندی می گردد. این موضوع برای شناسایی وضعیت هر کدام از اعضای سازمان و اعمال تغییرات در عملکرد آنان بسیار لازم و ضروری می باشد.

مرحله ششم مدیریت عملکرد: پاداش دهی

مرحله بعدی دادن پاداش به افرادی است که در سازمان عملکرد خوب و موثری داشته اند. این مرحله نیز یکی دیگر از مراحل ضروری مدیریت عملکرد می باشد. در این مرحله مدیران سازمان می توانند با اعطای وام، ترفیع رتبه و پاداش هایی از این قبیل انگیزه بیشتری به کارمندان خود دهد. پاداش دهی سبب می شود تا روحیه کارمندان افزایش پیدا کند و در نتیجه تعهد کاری آنها نیز بیشتر شود.

مدیریت عملکرد موثر

فرایند مدیریت عملکرد به راحتی می تواند سبب پیشرفت اعضای سازمان شود و یا اینکه مانع از آن گردد.

فرایند مدیریت عملکرد به صورت کاملا طبیعی در سازمان های کارآمد توسط مدیران و کارمندان اجرا می گردد. در چنین سازمان هایی مراحل فوق به صورت پیوسته و دوره ای انجام می شوند. استانداردهای تعیین شده در این سازمان بالا است. اما در عین حال اعضای این سازمان را برای همان استانداردهای بالا، پرورش می دهند. کارمندان این سازمان ها مهارت های لازم را برای استانداردهای سازمان کسب می کنند.

در چنین سازمان هایی کارمندان به صورت عینی پیامدهای عملکرد و رفتارهای خود را می بینند. پاداش های رسمی و غیر رسمی آنان را تشویق می کند و به آنها انگیزه می دهد.

مدیران سازمان ها برای اینکه بتوانند این فرایند را به خوبی مدیریت کنند، باید ابتدا متوجه شوند که مشکل اصلی سازمان آنها از کدام بخش نشات گرفته است. در این فرایند تعامل با کارمندان و صحبت کردن با آنها از اهمیت زیادی برخوردار است. این موضوع سبب می شود تا مدیران پیشنهادات و نظرات سازنده ای از طرف کارمندان دریافت کنند و سبب بهبود و بهره وری سازمان گردند.