مدیریت عملکرد منابع انسانی

مدیریت عملکرد نقش زیادی در تعمیق، تقویت، تغییر و تحکیم فرهنگ سازمانی دارد. مدیران منابع انسانی بعد از اینکه یک نیروی مناسب و شایسته را استخدام نمودند، باید مطمئن شوند که بین فرد و شغلی که به او واگذار شده است، تناسب وجود دارد. از همین رو مدیریت عملکرد به وسیله ارزیابی رفتارها و عملکردها، آموزش های لازم و پاداش دادن به فعالیت های مطلوب بر روی عملکرد کارمندان تاثیر زیادی می گذارد.

اما متاسفانه سیستم های ارزیابی عملکرد سنتی روی پاداش ها و تنبیه های مالی سالیانه تاکید بیشتری دارند. این موضوع جلوی بهبود عملکرد و رشد کارمندان را در آینده می گیرد. اما سیستم مدیریت عملکرد بر اساس گفت و گوهای منظمی درباره عملکرد و توسعه بنا شده است. همین موضوع کارمندان را برای برآورده کردن نیازهای سازمانی در بازار رقابتی حال و آینده آماده می کند.

در واقع مدیریت عملکرد چرخه ای به حساب می آید که مدیران توسط آن به هدف گذاری و برنامه ریزی درباره عملکرد و رفتار کارمندان می پردازند و پس از آن میزان و کیفیت اجرای آن برنامه ها و میزان تحقق یافتن اهداف در پایان دوره را ارزیابی می کنند. پس از آن، رفتارها و عملکردها را ریشه یابی و تحلیل می نمایند و در جهت بهبود آنها گام بر می دارند.

مدیریت عملکرد به مدیران کمک می کند تا رفتارها و عملکردها کارمندان در سازمان را بسنجند.

مراحل مدیریت عملکرد

مرحله اول هدف گذاری و برنامه ریزی اول دوره است. در این مرحله ابتدایی، استانداردها، اهداف، رفتارها، انتظارات، ارزش ها و هر آنچه که کارمندان باید آنها را انجام دهند یا رعایت کنند، بررسی می شود. در واقع باید ریشه تمام اهداف و انتظاراتی که مطرح شده است در اهداف کلان سازمان باشد و در راستای همین اهداف حرکت کند. مدیران و کارمندان در این مرحله گفتگویی تعاملی دارند که در آن به بررسی اهداف و برنامه های مربوط به آن می پردازند. هنگامی که این برنامه ریزی به شیوه مشارکتی انجام می شود، کارمندان به صورت کامل از اهداف، اولویت ها و جهت گیری های سازمان آگاه می شوند. همچنین دانش و انرژی خود را به صورت بهینه به وظایف خود اختصاص می دهند.

مشخص کردن اهداف و انتظارات در شروع دوره خیلی مهم است. چون تمام ارزیابی های بعدی طبق تحقق این اهداف انجام می شود. برای همین یک هدف خوب باید دقیق و مشخص باشد. یعنی هیچ ابهامی در مورد آن وجود نداشته باشد تا انرژی که برای دستیابی به آن گذاشته می شود با اهداف هم راستا باشد. همچنین اهداف باید چالش برانگیز و در عین حال قابل دسترس باشد.

مرحله اول مدیریت عملکرد، هدف گذاری می باشد.

مرحله دوم مربوط به هدایت، حمایت و مربی گری در طول دوره می باشد. مدیران در این مرحله بر نحوه اجرای کار توسط کارمند نظارت دارند. به او آگاهی می دهند و در زمان های لازم او را راهنمایی و تشویق می نمایند. به طور مکرر بازخوردهای لازم را به کارمند می دهند و ابزار، امکانات و آموزش های لازم را در اختیار او قرار می دهند. مدیران در این مرحله نقش مربی را برای کارمندان دارند و باید به آنها کمک کنند تا بعد از انجام هر اقدامی، عکس العمل داشته باشند و بازبینی کنند.

مرحله سوم، ارزیابی عملکرد در پایان دوره به حساب می آید. مدیران در پایان هر دوره عملکرد و رفتار کارمندان را با توافقات درباره اهداف مقایسه می کنند و به ارزیابی آن می پردازند. اگر نیاز بود کارمندان را از لحاظ عملکرد نیز رتبه بندی می نمایند. مدیران برای ارزیابی عملکرد و رفتار کارمندان باید جزئیات را در نظر بگیرند. در این مرحله خیلی اهمیت دارد که کارمندان به مدیرانی که آنها را ارزیابی می کنند، اعتماد داشته باشند و نتایج آن را بپذیرند.

این ارزیابی کردن مانند قضاوت کردن، ممکن است دچار خطا شود برای همین مدیران باید ارزیابی های خود را به دقت انجام دهند تا از خطاهایی که در این موارد وجود دارد، اجتناب کنند.

مرحله چهارم و آخر نیز مربوط به مرور و بازنگری و بهبود عملکرد می گردد. شاید سخت ترین مرحله این فرایند همین مرحله باشد. در این مرحله مدیران و کارمندان طی جلسه ای به صورت رو در رو درباره نتایج ارزیابی کارمندان گفتگو می نمایند. نتایجی که از این جلسه به دست می آید باعث تدوین برنامه ای در جهت بهبود عملکرد کارمندان می شود. مدیران در این مرحله ابتدا باید علت های رفتارها و عملکردهای نامطلوب را شناسایی کنند و سپس اقدام به اصلاح و بهبود آنها نمایند. شناسایی دلایل به مدیران کمک می کند تا مسائل را ریشه یابی کنند و آنها را از بنیان حل نمایند.

مرحله آخر مدیریت عملکرد مربوط به بهبود عملکردهای منابع انسانی است.

مدیریت عملکرد موثر

مدیران و کارمندانی که در سازمان های کارآمد مشغول به کار هستند، به صورت طبیعی مدیریت عملکرد را به درستی در تمام مراحل زندگی خود اجرا می کنند. چنین سازمان هایی اهداف خود را از پیش تعیین کرده اند و تمامی امور به طور معمول و روتین برنامه ریزی می گردند. به منظور دستیابی به اهداف همه پیشرفت هایی که در سازمان به دست آمده اند، بررسی و سنجیده می شوند و مدیران به کارمندان بازخورد می دهند.

عموما این سازمان ها استانداردهای بالایی را تعیین می نمایند. اما در کنار این استانداردها، به کارمندان خود مهارت های لازم برای دستیابی به آنها را نیز آموزش می دهند. مدیران از کارمندانی که عملکردها و رفتارهایشان موجب دستیابی به اهداف سازمان شده است، قدردانی به عمل می آورند و به آنها پاداش های رسمی و غیررسمی عطا می کنند.

مزایای مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد باعث شناخت کمی و کیفی پرسنل سازمان می گردد.
به کارمندان کمک می کند تا مهارت هایشان را افزایش دهند.
افراد را به سمت عملکرد مطلوب سوق می دهد.
باعث ایجاد و تقویت فرهنگ سازمانی می گردد.
مشخص می کند کدام یک از پرسنل استحقاق ارتقا و ترفیع را دارد.
کمک می کند در مورد افرادی که عملکرد ضعیفی در سازمان دارند، تصمیم گیری صحیحی شود.
به اجرای استراتژی های مناسب کسب و کار کمک می نماید.
نیازهای واقعی آموزشی کارمندان شناسایی می شود.
کارمندان توسط بازخوردهایی که می گیرند از میزان بهره وری خود و کیفیت کاری که انجام می دهند، آگاه می گردند.

مدیریت عملکرد موجب تقویت فرهنگ سازمانی می شود.

منابع:

مدیریت عملکرد کارکنان، نوشته بهزاد ابوالعلایی

مدیریت عملکرد مبتنی بر نقاط تماس، نوشته سونیا جلالی

https://www.opm.gov/policy-data-oversight/performance-management/overview-history