طراحی شغل چیست؟

به شیوه ترکیب و ادغام وظایف به منظور اجرا و تکمیل مشاغل در سازمان، طراحی شغل می گویند. در سازمان ها برخی از شغل ها شامل کارهای روزانه، عادی و جاری می شوند. در واقع این مشاغل کاملا به صورت روتین و استاندارد انجام می شوند. بر خلاف این مشاغل، سازمان ها دارای یک دسته مشاغل دیگری می باشند که به صورت روزمره و روتین نیستند. این مشاغل به مهارت های متعددی نیاز دارند. برخی از شغل ها قلمرو محدودی دارند و اجرای آنها نیازمند این است که به صورت دقیقی از روش های کاری مشخص شده پیروی کنند. اما بعضی از شغل ها به آزادی عمل بیشتری احتیاج دارند. به همین خاطر مشاغل در سازمان از لحاظ روش و شیوه ای که ترکیب گشته اند با هم تفاوت دارند. این ترکیب های متنوع باعث شده است تا طراحی شغل، به صورت متنوعی در سازمان ها وجود داشته باشد.

شیوه طراحی شغل، اثرات مهمی بر روی سازمان و منابع انسانی باقی می گذارد. اگر طراحی مشاغل ضعیف باشد، باعث خستگی و ملالت، جا به جایی در سمت شغلی، کاهش انگیزه و عدم رضایت می شود. همچنین بهره وری در سازمان کم می شود. هزینه ها نیز افزایش پیدا می کند. یک طراحی خوب سبب می شود تا این آثار منفی در سازمان به حداقل برسند.

در حال حاضر یکی از مشغولیت های فکری که مدیران منابع انسانی درگیر آن هستند افزایش سطح انگیزه، رضایت شغلی و همچنین بهره وری سازمان است. منابع انسانی نیاز دارد تا آموزش بیشتری ببیند و می خواهد به جز تامین نیازهای مالی، باقی نیازهای خود را پاسخ دهند. نیازهایی همچون رشد، دستیابی به موفقیت، مطرح شدن و غیره. دستیابی به تمامی این مسائل به راحتی می توانند با طراحی مناسب شغل امکان پذیر باشد.

طراحی شغل، شیوه ادغام وظایف در سازمان است.

روش های طراحی شغل

روش های طراحی شغل، به چهار دسته تقسیم می شوند.

دسته اول تخصصی کردن مشاغل می باشد. در اوایل قرن حاضر، تئوری های افرادی چون آدام اسمیت و فردریک تیلور در طراحی مشاغل، بسیار کاربرد داشته اند. در واقع شیوه آنها به این صورت بوده است که مشاغل را با اصل تقسیم کار به سمت تخصصی نمودن مشاغل هدایت کرده اند. به این طریق شغل ها در سازمان تا حد امکان ریز و ساده شدند. برای اینکه مشاغل ساده سازی شوند باید آنها را به واحدهای کوچک تقسیم نمود، و هر کدام از واحدها خود به عنوان یک شغل مجزا در اختیار یک شخص قرار داد.

مزایای این ساده سازی و تخصصی نمودن مشاغل سازمان در این است که سرعت اجرای کارها در سازمان بالا می رود. چرا که هر کارمندی در حال اجرای جزء کوچکی از یک شغل بزرگ می باشد و در مورد همان شغل مهارت لازم را کسب می نماید. دیگر اینکه، از آنجایی که اجرای وظایفی تقسیم شده به معلومات و آموزش کمتری احتیاج دارد، توسط کارمندان ساده و مبتدی می تواند انجام شود. به همین دلیل هزینه کمتری برای سازمان در بر دارد.

از معایب این روش نیز می توان به عدم انگیزه،فرسودگی، ملالت و خستگی اشاره کرد. همچنین ممکن است باعث شود تا بیگانگی و بیزاری به وجود آید و میزان رضایت شغلی نیز کاهش پیدا کند. تمامی این مسائل بهره روی را کاهش می دهند و باعث افزایش هزینه ها می شوند.

دسته دوم چرخش شغل می باشد. با استفاده از این روش کارمندان اجاره دارند تا به صورت دوره ای مشاغل خود را با یکدیگر عوض نمایند. به این صورت از فرسودگی و خستگی جلوگیری به عمل می آورند. سازمان های بزرگ به منظور توسعه توانایی های مدیریتی کارمندان روش چرخش شغل را به کار می گیرند. البته باید در نظر داشت که چرخش شغل سبب می شود که هزینه های آموزش در سازمان بالاتر روند. کارایی کارمندان به خاطر اینکه مشغول انجام دادن شغل های مختلف هستند، کمتر می شود. این موضوع در کوتاه مدت هزینه هایی را به سازمان اضافه می کند.

چرخش شغلی از روش های طراحی شغل می باشد.

دسته سوم گسترش افقی شغل است. این روش در طراحی شغل، باعث می شود تا قلمرو شغل از راه افزایش عملیات و وظایف گوناگون، توسعه و گسترش پیدا کند. به بیان بهتر این روش وظایف را تنوع می بخشد و کارمندان به جای اینکه بخش کوچکی از یک شغل را انجام دهند، کل کار را به عهده می گیرند. این شیوه، خستگی را مقداری کاهش می دهد. مسئولیت افراد را بیشتر می کند و باعث می گردد که قلمرو و میزان رضایت کارمندان را بالا رود. از نکات منفی این روش این است که جدیت افراد برای انجام وظایفشان کم می شود.
دسته چهارم غنی سازی و توسعه عمودی شغل، محسوب می شود. این روش از روش های مهم در طراحی شغل، به حساب می آید. محتوای شغل را با استفاده از این روش افزایش می دهند. از مزیت های این روش می توان به غنی سازی شغلی، میزان آزادی، مسئولیت و کنترل در انجام وظایف اشاره کرد. به عبارت دیگر غنی سازی شغل سبب می شود تا در محتوا و سطح مسئولیت شغل تغییراتی اساسی رخ دهد. این موضوع فرد شاغل را بیشتر درگیر کار می کند و همین باعث می شود تا فرصتی برای رسیدن به موفقیت و رشد او فراهم شود.

از روش های طراحی شغل، غنی سازی شغلی می باشد.

آثار تکنولوژی روی طراحی شغل

پیشرفت تکنولوژی، تاثیرات زیادی روی نحوه اجرای مشاغل گذاشته است. مثلا، تکنولوژی تولید انبوه باعث می شود تا مشاغل ساده تر گردند. دشواری وظایف و سطح محتوایی که یک کارمند در سازمان انجام می دهد، کاهش پیدا می کند. به احتمال زیاد این موضوع سبب خستگی می گردد و رضایت شغلی را کم می کند. ولی تکنولوژی های جدید اکثرا موجب غنی سازی شغل می شوند. بر اساس تحقیقات انجام شده، نتایج معرفی تکنولوژی های جدید کامپیوتر، به سه دسته تقسیم می شود. یکی این که باعث به وجود آمدن فرصت های بیشتر به منظور یادگیری و کسب مهارت های ادراکی می شود. نتیجه بعدی آن است که مسئولیت فردی در مورد نتایج را افزایش می دهد. در آخر بین کارمندان سازمان وابستگی را بیشتر می نماید. تعاملات اجتماعی را افزایش می بخشد. تیم های کاری و مهارت های ارتباطاتی را توسعه می بخشد.