ارتباطات منابع انسانی

ارتباطات، به معنی منتقل کردن مفاهیم می باشد. چنانچه اخبار یا اطلاعاتی بیان نشود، هیچ گونه ارتباطی صورت نپذیرفته است. به عبارت دیگر به فرایندی که در آن اطلاعات مربوط به فرد، گروه و یا سازمان که فرستنده محسوب می شوند، را به یک فرد، گروه و یا یک سازمان دیگر منتقل کنند، ارتباطات، می گویند. ارتباط موثر زمانی شکل می گیرد که علاوه بر بیان کردن و ابلاغ آن، درک گردد.

در صورتی که اطلاعاتی که فرستاده می شود با اطلاعات دریافت شده، مغایرت داشته باشد، اطلاعات تحریف گشته اند. برای اینکه این مشکلات و مسائل در این حوزه کاهش یابد و انتقال موثر اطلاعات به سهولت اتفاق افتد، باید عناصری که این فرایند را شکل می دهند، شناسایی نمود. این عناصر عبارتند از:

فرستنده یا منبع خبر: عموما کارمندان یا نمایندگان سازمان به عنوان فرستنده یا منبع خبر محسوب می شوند.
رمزی کردن اطلاعات: اصولا در ارتباطات، اطلاعات و یا مفاهیمی که باید منتقل شود را تبدیل به رمز می نمایند. این موضوع باعث می شود تا مفاهیم به صورتی انتقال پیدا کنند که تنها دریافت کننده آنها را تشخیص دهد.
کانال برقراری ارتباط: وقتی اطلاعات را به رمز تبدیل می کنند، فرستنده موظف است تا بهترین کانال را برای ارسال آن پیام یا اطلاعات انتخاب نماید. شیوه ای که اطلاعات از آن طریق تبدیل به رمز شده اند، روی چگونه ارسال نمودن آن موثر است. مثلا مفاهیمی که به صورت شفاهی رمزی شده اند، را به وسیله تلفن یا ارتباط رو در رو انتقال می دهند.

ارتباطات، به معنی منتقل کردن مفاهیم می باشد.

رمزگشایی: به خاطر اینکه دریافت کننده معنا و هدف اصلی اطلاعاتی را که ارسال گشته است، متوجه شود، باید اطلاعات را رمز گشایی نماید و آنها را تعبیر نماید.
دریافت کننده: به فرد یا حتی گروهی که برای آنها مفاهیم را فرستاده اند، دریافت کننده اطلاعات می گویند. تفسیر اطلاعات به تجربه ها و ویژگی های شخصی ارتباط دارد. امکان دارد برداشت گیرنده نسبت به اطلاعاتی که فرستنده ارسال کرده متفاوت باشد. دلیل این موضوع این است که یا مراحل برقراری ارتباط به صورت دقیق انجام نشده است، یا ویژگی های شخصی گیرنده و فرستنده متفاوت بوده است.
بازخورد: برای برقراری ارتباطات موثر باید از نتایج آگاه بود. بازخورد باعث می شود تا فرستنده متوجه شود که اطلاعاتی که فرستاده است، به درستی تفهیم شده و تاثیر لازم را گذاشته است یا نه.

وظایف ارتباطات منابع انسانی

ارتباطات، به طور عمده در سازمان چهار وظیفه اساسی دارد. این وظایف شامل موارد زیر می شوند:

اولین وظیفه کنترل است. این کنترل به چندین طریق انجام می شود. اگر در سازمان ها سلسله مراتب اختیار وجود داشته باشد، کارمندان می توانند به وسیله خط های راهنمای اصلی با مقامات بالاتر ارتباط داشته باشند. مدیران نیز به همین وسیله و با در نظر گرفتن سلسله مراتب اختیار، رفتارها را کنترل می نمایند. ناگفته نماند که ارتباطات غیر رسمی نیز ممکن است باعث کنترل رفتار شود.

وظیفه دوم بهبود انگیزه می باشد. راهنمایی کارمندان در مورد وظایفشان و نحوه اجرای آن باعث بهبود عملکرد آنها می شود. به این طریق انگیزه کارمندان افزایش پیدا می کند. در واقع ارتباطات، با بیان بازخوردها به تقویت رفتار مناسب و باعث بالا رفتن انگیزه می شود.

ارتباطات، باعث افزایش انگیزه کارمندان می گردد.

وظیفه بعدی، بیان احساسات است. اصولا تیم کاری، منبعی اساسی برای تعاملات اجتماعی به حساب می آید. این ارتباط های به وجود آمده مابین تیم، راهی برای بیان احساسات اعضای تیم اعم از احساسات رضایت و یا ناکامی می باشد. به همین خاطر ارتباطات، سبب می شود تا کارمندان بتوانند احساسات خود را به راحتی ابراز دارند. به این وسیله خیلی از نیازهای اجتماعی کارمندان برطرف می گردد.

در آخر وظیفه چهارم ارتباطات منابع انسانی، آسان نمودن تصمیم گیری می باشد. ارتباط به وسیله انتقال دادن اطلاعات، شرایطی را به وجود می آورند که در آن مدیران سازمان امکان ارزیابی جایگزین های تصمیم گیری را داشته باشند. به همین خاطر برقراری ارتباط نقش موثر و مهمی را در سازمان ها و عملکرد مدیریت دارند. یکی از مهارت هایی که مدیران لازم است آن را کسب نمایند، برقراری ارتباط موثر در سازمان می باشد.

روش های ارتباطات منابع انسانی

برقراری ارتباطات منابع انسانی به روش های گوناگونی صورت می پذیرد. این روش ها شامل موارد زیر می شوند:

ارتباطات شفاهی: این نوع از ارتباط به معنی انتقال دادن اطلاعات تنها به وسیله کلمات می باشد. ارتباطات شفاهی در قالب های متفاوت صورت می پذیرند، مانند سخنرانی، صحبت های افراد با یکدیگر و یا به صورت گروهی. شبکه های ارتباطی غیر رسمی نیز به صورت شفاهی با هم ارتباط برقرار می کنند. اینگونه ارتباط سریع منتقل می شوند و بازخورد سریعی نیز دارند. این یک مزیت محسوب می شود. چرا که چنانچه، گیرنده اطلاعات را به صورت ناصحیحی دریافت کند، بازخورد آنی به فرستنده امکان می دهد تا اشتباهات به وجود آمده را تصحیح نماید.
ارتباطات مکتوب: این نوع ارتباط عبارتند از یادداشت ها، نشریه های سازمانی، نامه ها، آگهی و هر ارتباط دیگری که به صورت مکتوب منتقل می شود. به این طریق هم گیرنده، هم فرستنده پیام از ارتباط به وجود آمده، سندی دارند که در صورت لزوم می توانند به آن مراجعه نمایند. اگر هم در مورد محتوای آن اطلاعات برایشان سوالی به وجود آمد با مراجعه به آن سند، می توانند آن را پاسخ دهند. علی الخصوص این نوع ارتباط در ارتباطات طولانی و گسترده دارای اهمیت است.
ارتباطات غیرکلامی: ارتباط غیرکلامی به ارتباطی گفته می شود که هیچ نوع کلماتی نه به صورت شفاهی، نه به صورت مکتوب در آن به کار برده نمی شود. این نوع ارتباط در سازمان ها بسیار رایج است. در واقع ارتباط غیر کلامی همان زبان بدن می باشد. یعنی شما بدون بیان کردن حتی یک کلمه تنها با زبان بدن خود با دیگران ارتباط برقرار می نمایید. این زبان بدن شامل اشاره ها و حرکت هایی در هنگام صحبت گرفتن، حالت چهره و سایر حرکات بدن می گردد.

از روش های ارتباطات منابع انسانی، ارتباط غیرکلامی است.

رسانه های الکترونیکی: در عصر حاضر این رسانه های پیشرفته جای خود را در ارتباطات، باز کرده اند. رسانه هایی همچون تلفن، تلویزیون، رایانه ها و خیلی از رسانه های دیگر، وسیله برای ارتباط گرفتن می باشند. این رسانه ها کارمندان را قادر می سازند تا هم به صورت مکتوب و هم غیر مکتوب ارتباط برقرار کنند. پست های الکترونیک که یکی از رسانه های محبوب و پرکاربرد برای ایجاد ارتباط هستند، ارائه بازخورد آنی را فراهم آورده اند.