اهداف مدیریت منابع انسانی الکترونیک

به طور کلی مدیریت منابع انسانی الکترونیک، سه هدف عمده را دنبال می کند. کاهش هزینه ها، بهبود خدمت رسانی منابع انسانی و جهت گیری استراتژیک.

در ابتدا از بخش های مدیریت منابع انسانی خواسته می شود که روی مسائل استراتژیک تمرکز نمایند. سپس باید بر اساس سیاست گذاری و عملکردها منعطف تر عمل کنند. در مرحله بعد بخش مدیریت منابع انسانی باید عملکردی کارآمد داشته باشد و از هزینه ها اطلاع داشته باشد. در آخر نیز باید با هدف خدمت رسانی به مدیریت و کارمندان عمل نمایند. به این معنی که بخش های مدیریت منابع انسانی باید در هر زمانی منعطف، کارا، استراتژی محور و مشتری مدار باشند.

مزایای مدیریت منابع انسانی الکترونیک

اتوماسیون و خودکار شدن: در این مرحله، از فناوری اطلاعات برای مکانیزه کردن سیستم های دستی و کاهش نیاز به افراد به منظور انجام دادن کارهای روزانه استفاده می گردد. این موضوع باعث می شود از حجم کارهای روتین اداری کاسته شود. در نتیجه افراد وقت بیشتری برای تفکر پیدا می کنند و می توانند از قابلیت های شناختی خود استفاده کنند و اطلاعات را تفسیر نمایند. فناوری اطلاعات می تواند با به جریان انداختن امور عملیاتی و کاستن از بار اداری، روی جنبه های عملیاتی منابع انسانی تاثیرگذار باشد و باعث تغییر ساختار آنها شود.

اتوماسیون و خودکار شدن از مزایای مدیریت منابع انسانی الکترونیک است.

اطلاع رسانی و اطلاعات: زمانی که اطلاعات از طریق فناوری اطلاعات به سازمان ارائه می شود، یعنی فناوری اطلاعات در سطحی بالاتر از مرحله اتوماسیون ظاهر شده است. به این طریق اثربخشی در سازمان افزایش پیدا می کند. این نوع از اطلاع رسانی سطح شفافیت حوادث، اهداف و فعالیت ها را افزایش می دهد. چرا که افراد اطلاعات عمیق تر و بیشتری در مورد فرایندهای اساسی تولید و اداره سازمان به دست می آورند. به این ترتیب از اتفاقاتی که در سازمان یا واحدشان رخ می دهد، نیز آگاه می شوند. در نتیجه فناوری اطلاعات با بالا بردن سطح کیفیت خدمات و کاهش زمان دسترسی به آنها می تواند روی جنبه های ارتباطی منابع انسانی اثرگذار باشد.
تحول آفرینی: مدیریت منابع انسانی الکترونیک، شرکت را به اقدامات و عملیات جدید تجاری مجهز می نماید. به این ترتیب خلاقیت، دانش و اطلاعات و تحول آفرینی منابع اصلی سازمان می گردند. این مفهوم به حفظ محصولات، خدمات و استراتژیک ها کمک می نماید. تحول آفرینی باعث می شود محدودیت های مکانی و زمانی حذف گردد و بنابراین مدیران با یک فرایند جدید رو به رو خواهند شد و خارج از چارچوب فعلی فکر خواهند کرد.

عوامل موفقیت در مدیریت منابع انسانی الکترونیک

عوامل فناورانه: این عوامل شامل تمام مولفه هایی می شوند که فقط به سیستم های اطلاعاتی و فناوری مربوط می شود و از زیربنایی ترین قسمت های پیاده سازی مدیریت منابع انسانی الکترونیک، در سازمان محسوب می شود.
عوامل سازمانی: این عوامل برگرفته از ویژگی های سازمانی هستند و می توانند به صورت مستقیم روی اجرای موفقیت آمیز مدیریت منابع انسانی الکترونیک، اثرگذار باشند.
عوامل رفتاری و محیطی: اعتماد میان اعضای تیم پروژه ها از عامل های حیاتی برای هماهنگ سازی موفقیت آمیز میان یک تیم پروژه و موفقیت یک سیستم است. مثبت اندیشی در مورد مدیریت منابع انسانی الکترونیک، به صورت چشمگیری روی پذیرش آن موثر است. از موانع موفقیت سیستم های مدیریت منابع انسانی به صورت الکترونیک مقاومت کارکنان در برابر تغییرات است.

عوامل محیطی و رفتاری، از عوامل موفقیت در مدیریت منابع انسانی الکترونیک است.

مشکلات و موانع بکارگیری مدیریت منابع انسانی الکترونیک

در بعضی از سازمان ها مدیریت عالی سازمان، از مدیریت منابع انسانی الکترونیک، درک اشتباه و غلطی دارد. خیلی از مدیران، مدیریت منابع انسانی را هزینه ای غیر قابل اجتناب می بینند. در عین حال به اهمیت آن برای توسعه سازمان نیز دقت نمی کنند.

در بخش های مختلف سازمان توسعه ی نامتوازنی وجود دارد که از قبل مشخص می کند که مدیریت منابع انسانی در آن سازمان می تواند موفقیت آمیز عمل کند یا نمی تواند. خیلی از سازمان ها، برای توسعه مدیریت منابع انسانی به شیوه الکترونیک، هزینه زیادی صرف می کنند یا اینکه کارهای قبلی خود را تکرار می نمایند و اینگونه منابع خود را هدر می دهند. سازمان ها باید به تناسب وضعیت فعلی خود و محیط خارجی که با آن در ارتباط می باشند، شیوه مدیریت منابع انسانی الکترونیک، را انتخاب کنند.

در بعضی دیگر از سازمان ها، مدیریت منابع انسانی الکترونیک، هنوز در مرحله کودکی و ابتدایی قرار گرفته است. از همین رو ابتدا نیاز به توسعه زیر ساخت ها دارد. سازمان ها بدون در نظر گرفتن زیرساخت های تکنولوژیکی، زیرساخت های انسانی و زیرساخت های مالی نمی توانند کاری از پیش برند.

برخی از سازمان نیز در مورد مزایا و قابلیت های مدیریت منابع انسانی الکترونیک، سیاست گذاری ها و اقدامات لازم را انجام نداده اند، تا به این طریق در کارمندان سازمان نگرشی مثبت ایجاد نمایند. برای همین کارمندان سازمان در مقابل پذیرش آن مقاومت می نمایند.

عدم آگاه سازی کارمندان درباره مزایای مدیریت منابع انسانی الکترونیک، باعث مقاومت آنان در برابر تغییر می شود.

در فرایند توسعه مدیریت منابع انسانی الکترونیک، باید دانش مدیریت منابع انسانی را به صورت پویا با تکنولوژی اطلاعات ترکیب و ادغام کنند. با وجود این، در بیشتر سازمان ها وجود نیروی کاری که هم از دانش مدیریت منابع انسانی بهره مند باشد، هم از دانش تکنولوژی اطلاعات برخوردار باشد، بسیار کم است. اصولا کسانی که در مدیریت منابع انسانی ماهر و متخصص باشند، دانش و اطلاعات کمی درباره فناوری اطلاعات دارند. همینطور کسانی که دانش و مهارت بالایی در زمینه فناوری اطلاعات دارند، دانش کافی در مورد مسائل سازمانی ندارند.

باید دقت داشت که تکنولوژی می تواند اثرات منفی در روابط فردی داشته باشد. به همین خاطر بهتر است مدیریت در استفاده از آن احتیاط لازم را به خرج دهد.

گاهی اوقات عدم هماهنگی بین بخش های مختلف منابع انسانی و بخش تکنولوژی اطلاعات، عدم وجود یک سیستم مدیریت منابع انسانی مشخص در سازمان، تاکید صرف روی چندین کارکرد خاص از مدیریت منابع انسانی ممکن است به کارگیری مدیریت منابع انسانی به روش الکترونیک را با مشکل رو به رو سازد. همچنین دشواری استفاده، نگهداری، توسعه و ضعف امنیت سیستم های مدیریت منابع انسانی الکترونیک، نیز می تواند از دیگر دلایل این موضوع باشد.

اما در کل باید دانست که همین دلایل، امروزه باعث می شود که مدیریت منابع انسانی به صورت الکترونیک در سازمان ها ضروری و لازم باشد. سازمان ها باید برای به کارگیری این شیوه از مدیریت ارزیابی ها و بررسی های کاملی از محیط خارج و داخل سازمان به عمل آورند و بر اساس آنها تصمیمات لازم را برای سازمان خود بگیرند.

برای به کارگیری مدیریت منابع انسانی الکترونیک، موانع و چالش هایی وجود دارد.

منابع:

Zhang, L. and Wang, H., “Intelligent information processing in human

Strohmeier, S, “Research in e-HRM: Review and implications”

Brockbank, W., “HR future on the way to presence”

Hirschman, C. (2001), “Alternatives to business trips can pay off”