مراحل مختلف جانشین پروری و مدیریت پیشرفت شغلی

تداوم منابع مدیریتی یک سازمان، کاملا وابسته به تربیت نسل بعدی مدیران می باشد. رهبران کارآمد و باهوش سازمان ها خود را آماده می کنند تا در صورت استعفا یا عزل افرادی که عهده دار مشاغل کلیدی سازمان هستند، به سرعت پست خالی شده آنها را با فردی کاردان پر کنند. برای اینکه فردی با صلاحیت جایگزین فرد قبلی شود، باید از پیش وی را برای این کار پرورش داده باشند. تا به هنگام جانشینی اهداف سازمان را به خطر نیندازد و در مسیر درست گام بر دارد. همین جاست که موضوع جانشین پروری اهمیت پیدا می کند و اجرای آن به یکی از مسائل حیاتی سازمان تبدیل می گردد.

فرایند جانشین پروری نیازمند برنامه ریزی های هدف مند و استراتژی های مشخصی می باشد. چون اعمال هر نوع تغییراتی در سازمان ها، در ابتدا با چالش ها و مسائل اساسی ای رو به رو می گردد. این برنامه ریزی ها و استراتژی های هدف مند کمک می کند تا مدیران سازمان بتوانند این چالش ها را پشت سر بگذارند.

اما برای اینکه یک سازمان بتواند فرایند جانشین پروری و مدیریت استعدادهای خود را با موفقیت به اجرا درآورد، لازم است تا مراحل مختلفی را پشت سر بگذارد. از همین رو قصد داریم در ادامه مراحل مختلف این فرایند را مرور کنیم.

جانشین پروری شامل مراحل مختلفی می گردد. — *جانشین پروری شامل مراحل مختلفی می گردد*

تنظیم دقیق ماموریت و سیاست های جانشین پروری

این مرحله به عنوان نخستین مرحله فرایند جانشین پروری شناخته می شود. مدیران و رهبران سازمان ها در نخستین مرحله باید تشخیص دهند که ذینفعان اصلی سازمان از برنامه های جانشین پروری چه انتظاری دارند؟

همچنین باید چارچوب فکری مشخصی را برای تعیین برنامه های این فرایند مشخص نمایند. اهداف این برنامه را تعیین کنند و نتایج مورد انتظار را بررسی نمایند.

سپس مشخص کنند که برای استقرار و موفقیت عملی این فرایند باید چه روند و رویه ای را پیش بگیرند. به این صورت می توانند سیاست هایی دقیق را برای این برنامه تنظیم نمایند.

شناسایی بخش های مختلف نیازمند به جانشین پروری

هنگامی که برای مدتی، یک موقعیت شغلی هیچگونه مسئول و متصدی ای ندارد، روند کارهای سازمان مختل می گردد. این نشان دهنده این موضوع است که آن سمت شغلی دارای اهمیت و حساسیت زیادی بوده است. به همین خاطر مدیران بحران های موجود در روند کار را تشخیص می دهند.

در گام بعدی مدیران باید تمامی سطوح شغلی سازمان، مشاغل کلیدی و حساس و سطح مشاغل هدف را تعیین نمایند.

سپس برای تشخیص مشاغل کلیدی در سازمان راهکارهایی را شناسایی و ارائه نمایند. مدیران باید برای تشخیص ماموریت های سازمانی؛ یک نمودار سازمانی تنظیم کنند. چرا که این مشاغل جزو موقعیت های شغلی حساس و کلیدی سازمان هستند.

برای این کار باید با مدیران ارشد سازمان گفتگو شود تا موقعیت های شغلی کلیدی موجود در سازمان را بتوان راحت تر شناسایی نمود.

تنظیم یک نمودار سازمانی، در مرحله شناسایی بخش های مختلف نیازمند به جانشین پروری، بسیار مفید می باشد. — *تنظیم یک نمودار سازمانی، در مرحله شناسایی بخش های مختلف نیازمند به جانشین پروری، بسیار مفید می باشد*

شناسایی نیازمندی های کاری برای جانشین پروری

بعد از اینکه مدیران سازمان ها توانستند مناسب شغلی حساس و کلیدی را شناسایی نمایند، باید نیازهای کاری سازمان را مشخص کنند. برای دستیابی به این هدف مدیران باید بدانند که موقعیت های شغلی کلیدی و حساس فعلی سازمان به دست چه افرادی اداره می گردد. شایستگی ها و ویژگی های این افراد را شناسایی کنند و میزان مهارت، تحصیلات، سابقه کاری و تجربه شغلی آنها را بسنجند. همچنین ارزیابی کنند که آیا عملکرد این افراد در این موقعیت های شغلی مناسب است یا اینکه نقص هایی در کار آنها وجود دارد.

سپس بررسی کنند که این موقعیت های شغلی حساس به چه علت و در چه زمانی خالی می گردند؟ و این موقعیت ها در چه بخشی از سازمان قرار گرفته اند.

بعد از بررسی و ارزیابی تمام این موارد، با توجه به شرح موقعیت این مشاغل حساس، باید یک مدل شایستگی طراحی گردد.

اما پس از اینکه سازمان مراحل جانشین پروری را طی نمود باید به سراغ مراحل جدیدی برود. این مراحل جدید باید برای اجرای مدیریت جانشینی طی شوند.

در یکی از مراحل جانشین پروری، مدیران فعلی سازمان نیز مورد ارزیابی قرار می گیرند. — *در یکی از مراحل جانشین پروری، مدیران فعلی سازمان نیز مورد ارزیابی قرار می گیرند*

مراحل اجرای مدیریت جانشین پروری

اولین مرحله از مراحل اجرای مدیریت جانشین پروری، تهیه یک بانک اطلاعاتی خوب از استعدادهای موجود در سازمان می باشد. مدیران و رهبران سازمان ها در این مرحله باید نام افراد مستعد بالقوه در سازمان که حداقل ویژگی های مورد نظر برای برنامه های جانشینی را دارند، لیست نمایند.

در مرحله بعد ارزیابی مقدماتی را اجرا کنند. در این مرحله تمام افراد لیست شده طبق معیارهایی که از پیش تعیین شده است، مورد ارزیابی مقدماتی قرار می گیرند.

مرحله بعدی و سوم، مرحله تدوین مدل شایستگی سازمان می باشد. یکی از رویکردهای نوینی که در مورد آموزش و توسعه مدیران مطرح گشته است، کاربرد شایستگی های آنها به منظور طراحی برنامه های توسعه مدیران می باشد. در واقع مدل شایستگی به عنوان یکی از مهمترین ابعاد اجرای ارزیابی موفق مدیریت جانشین پروری در سازمان ها مطرح گشته است. اگر مدل شایستگی به درستی طراحی نشود، افراد منتخب با معیارهای نادرستی قضاوت و ارزیابی می گردند. از همین رو طراحی برنامه های آموزشی نیز مشکل می گردد. افراد ارزیابی کننده هم در ارزیابی و دسته بندی دقیق و درست رفتارها به مشکل بر می خورند. در این صورت مدیران عملیات اعتماد خود را نسبت به مرکز ارزیابی از دست می دهند.

برای مدیریت جانشین پروری باید یک بانک اطلاعاتی خوب از افراد مستعد سازمان تنظیم شود. — *برای مدیریت جانشین پروری باید یک بانک اطلاعاتی خوب از افراد مستعد سازمان تنظیم شود*

مرحله آخر این فرایند طراحی و اجرای ارزیابی می باشد. پس از اینکه افراد لیست شده و منتخب از مرحله ارزیابی مقدماتی عبور کردند، به عنوان افرادی که واجد شرایط بوده اند، در این مرحله حضور پیدا می کنند. در این مرحله مرکز ارزیابی، چند نفر را به عنوان افراد ارزیابی کننده احضار می کند. این افراد بر اساس مدل شایستگی تعیین شده در سازمان، نامزدهای جانشینی را چندین بار مورد ارزیابی قرار می دهند.

بعد از آن هم مسئول مرکز ارزیابی، نتایج را با مدیران و یا هیئت مدیره سازمان در میان می گذارد. به این صورت مدیران سازمان می توانند برای هر کدام از پست های مدیریتی، یک فهرست گلچین شده از جانشینان احتمالی را تنظیم نمایند.

بعد از اینکه کارمندان مستعد به عنوان جانشین پست های حساس و کلیدی شناسایی و انتخاب شدند، باید با استفاده از ابزارهای مختلف آموزشی، آنها را برای قبول این مسئولیت ها پرورش داد و آماده نمود. روند پیشرفت این افراد باید به صورت مداوم ارزیابی شود.

منابع:

https://workforce.com/2013/03/11/succession-planning-roadmap/

https://www.eonetwork.org/octane-magazine/special-features/top-five-succession-planning-steps