تعریف ساختار سازمانی

ساختار سازمانی که با نام Organizational structure شناخته می شود، سیستمی است که برای تعریف سلسله مراتب درون سازمانی استفاده می شود. این ساختار وظایف شغلی و عملکردهای کارمندان را تعیین می نماید. طبق این ساختار مشخص می شود که چه افرادی در چه مواقعی و به چه کسی باید گزارش های خود را ارائه دهند.

در واقع ساختار سازمانی شیوه ای را تعیین می نماید که توسط آن نقش ها، اختیارات، قدرت و مسئولیت های افراد در سازمان مشخص و مدیریت می شود. همچنین این ساختار شیوه انتقال اطلاعات میان سطوح مختلف سلسله مراتب یک سازمان را مشخص می نماید.

ساختار یک سازمان تا حدود بسیار زیاد وابسته به اهداف و استراتژی آن سازمان در دست یافتن به اهداف است. در واقع چارت سازمانی یک نمود بصری از ساختار سازمان به حساب می آید. این ساختار در سازمان باید به صورت واضح و مشخص، روابط گزارش دهی و جریان اختیار را مشخص نماید. همین موضوع سبب می شود تا در سازمان ارتباط خوبی میان افراد سازمان برقرار گردد و فعالیت های این افراد کارآمد و موثر باشد.

ساختار سازمانی یکی از مباحث سنتی و کلاسیک مدیریت محسوب می شود. در این شیوه فعالیت های سازمانی تقسیم بندی، سازمان دهی و هماهنگ می گردند. سازمان ها این ساختار را به وجود می آورند تا به وسیله آن فعالیت های منابع انسانی را هماهنگ و کنترل کنند. این ساختار، سطوحی را که در سلسله مراتب سازمان وجود دارد نشان می دهد و حیطه کنترل هر کدام از این سطوح را مشخص می نماید. علاوه بر آن، این ساختار طرح سیستم هایی را در بر می گیرد که همه واحدها توسط آن یکپارچه می گردند. در نتیجه این ساختار ارتباطات را در سازمان تضمین می نماید.

ساختارهای سازمانی هر سازمان با هم متفاوت می باشد. چرا که شرایط محیطی هر سازمان و اهدافی که هر کدام از آنها دنبال می کنند، با هم فرق دارند. ساختار هر سازمان یک الگوی مشخص شده برای روابط میان افراد همان سازمان است. در واقع این ساختار یک نظام رسمی است که مدیران ارشد آن را به صورت رسمی تعیین نموده اند.

ابعاد ساختار سازمانی

به طور کلی و سنتی ساختار سازمانی دارای سه رکن اساسی می باشد. رسمیت، تمرکز و پیچیدگی ابعاد این ساختار را تشکیل می دهند.

رسمیت به معنی حد و میزان استاندارد مشاغل سازمانی می باشد. به این صورت که در سازمان های رسمی روابط سازمانی به شکل مکتوب و مشخص طبق یک نمودار برای کارمندان سازمانی توضیح داده می شود. چنانچه لازم باشد تغییراتی که در سازمان به شکل رسمی صورت می پذیرد نیز به وسیله مدیر و به صورت رسمی به تمامی کارکنان ابلاغ می گردد. اما این اتفاق در سازمان های غیر رسمی صورت نمی پذیرد. بلکه روابط به صورت شفاهی برای کارمندان گفته می شود و چنانچه لازم باشد به صورت طبیعی تغییرات در سازمان اعمال می گردد.

تمرکز نیز یکی از ابعاد ساختارهای سازمان می باشد. در سلسله مراتب اختیارات به آن سطح از اختیارات، تمرکز می گویند که قدرت تصمیم گیری داشته باشد. وقتی که تصمیمات سازمانی در رده های بالای سازمان اتخاذ می گردد، به آن سازمان متمرکز می گویند. اما زمانی که تصمیم گیری بر عهده سطوح پایین تر سازمان قرار می گیرد، آن سازمان را سازمان غیرمتمرکز می نامند. 

اما پیچیدگی به عنوان آخرین بعد از ابعاد ساختار سازمانی، مربوط به سیستم های فرعی و تعداد مشاغلی است که درون یک سازمان وجود دارد. در واقع از منظر پیچیدگی هر سازمانی دارای عناوین شغلی، واحدهای مختلف، سطوح سلسله مراتب، تقسیم کار و فرهنگ سازمانی می گردد. درجه پیچیدگی این ساختار نیز از طریق سه دسته مشخص می گردد.

اولین دسته تفکیک افقی می باشد. این نوع از تفکیک به نوعی تعیین کننده میزان تفکیک میان واحدهای سازمان است. تفکیک افقی طبق موقعیتی که اعضای سازمان دارند و میزان تحصیلات آنها و موقعیتی که در سازمان دارند، انجام می شود. هر چقدر که درون یک سازمان حرفه های متعددی وجود داشته باشد که نیازمند تخصص است، پیچیدگی سازمان بیشتر می شود. همین موقعیت های شغلی مختلف، ارتباطات را کند می کند و مدیریت آنها را با مشکل مواجه می نماید.

دومین دسته تفکیک عمودی است که به عمق یا ارتفاع سلسله مراتب سازمان اشاره می کند. هر چقدر سطوح سلسله مراتب سازمانی افزایش پیدا کند، تفکیک عمودی سازمان بیشتر می شود و پیچیدگی نیز در کنار آن افزایش پیدا می کند. سطوح بیشتر در سازمان باعث می شود تا هماهنگی میان مدیریت عالی و مدیریت عملی سازمان دشوارتر گردد.

در تفکیک عمودی سه موضوع را باید در نظر قرار داد. ابتدا اینکه امکان دارد در هرم  سلسله مراتب سازمانی، شکل هرم به صورت تخت، متوسط یا بلند به وجود آید.

دومین موضوع، مسئله حیطه نظارت است. این حیطه نشان دهنده تعداد کارمندانی است که باید به صورت مستقیم به یک مدیر گزارش ارائه نمایند.

موضوع سوم درجه تمرکز است که نشان دهنده جایگاه اصلی تصمیم گیری در سازمان می باشد.

دسته آخر در تعریف پیچیدگی سازمان، نیز مربوط به تفکیک بر اساس مناطق جغرافیایی می باشد. در این دسته مشخص می شود که جدایی واحدها از نظر فیزیکی می تواند پیچیدگی در سازمان را افزایش دهد. این نوع از تفکیک اشاره مستقیم به مقدار پراکندگی واحدها، امکانات و نیروهای انسانی از منظر جغرافیایی دارد.

ارکان ساختار سازمانی

هنگامی که ساختار سازمانی در حال طرح ریزی می باشد سه رکن اصلی مورد توجه قرار می گیرد.

• اولین رکن مربوط به این است که ساختار سازمانی روابط رسمی و گزارش گیری در سازمان را مشخص می کند و سطوحی را نشان می دهد که در سلسله مراتب اداری مشخص شده اند. همچنین این ساختار حیطه کنترل مدیران را نیز تعیین می نماید.
• دومین رکن مربوط به تعیین جایگاه کسانی می باشد که به شکل گروهی مشغول کار در یک واحد کاری هستند. این ساختار واحدهایی که در تمام سازمان وجود دارد را تقسیم بندی و گروه بندی می نماید.
• ساختارهای سازمانی طرح سیستم هایی را در بر می گیرد که تمامی واحدها را توسط آنها یکپارچه و هماهنگ می نمایند. به این صورت ارتباط موثر در سازمان را تضمین می نمایند.  

---

منابع:

The Four Major Types of Organizational Structures in Business

طراحی ساختار سازمانی، نوشته سید محمد اعرابی

مبانی سازمان و مدیریت، نوشته علی رضائیان

---