دلایل اهمیت وجود ساختار سازمانی

ساختار سازمانی از این جهت در سازمان دارای اهمیت است که سبب افزایش کارایی و اثر بخشی در سازمان می گردد. از همین رو مدیران سازمان ها برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت و بلندمدت سازمان یک ساختار کاملا منظم تشکیل می دهند. اما اهمیت ساختارهای سازمانی به همین جا ختم نمی شود. بلکه این ساختارها از جهات دیگری نیز برای سازمان دارای اهمیت هستند.

یکی از اصلی ترین دلایل اهمیت این ساختارها، هماهنگی بین وظایف و مسئولیت های سازمان می باشد. این هماهنگی میان مسئولیت های سازمان سبب افزایش سطح بهره وری کارمندان سازمان می گردد و در نتیجه سازمان به اهداف خود دست پیدا می کند.

ساختار سازمانی سبب افزایش بهره وری در سازمان می گردد. — *ساختار سازمانی سبب افزایش بهره وری در سازمان می گردد*

دومین دلیل اهمیت ساختار سازمانی بالا رفتن کارایی کارمندان می باشد. ساختارهای سازمانی سبب می شوند تا تمامی اعضای سازمان از نقش و مسئولیت خود در سازمان آگاه شوند. آگاهی اعضای سازمان در مورد حدود وظایفشان امری کاملا ضروری به نظر می رسد. این موضوع باعث ایجاد محیط و فضایی آرام در سازمان می گردد. به این صورت کارایی تمامی اعضا در محیطی آرام و مثبت افزایش پیدا می کند. چنین محیطی اثر مستقیمی بر سطوح انگیزه کارمندان دارد. زمانی که کارکنان یک سازمان رضایتمندی و انگیزه دارند با تمام وجود به انجام وظایف و مسئولیت های خود می پردازند.

ساختار سازمانی مناسب، سبب جذب و حفظ کارمندان متخصص و با تجربه می گردد. در واقع کارمندان حرفه ای بیشتر جذب سازمان هایی می شوند که از ساختار آن آگاه باشند و نقش آنها موجب رضایت شغلی در این افراد گردد.

یکی دیگر از دلایل اهمیت ساختارهای سازمانی، جریان مناسب ارتباطات می باشد. ارتباطات نادرست در یک سازمان باعث می شود تا تمامی جریاناتی که در سازمان جاری است، مختل شود. در واقع ارتباطات غلط مانند یک بیماری مسری به تمامی بخش های سازمان نفوذ می کند و آنها را تحت الشعاع قرار می دهد.

از دیگر دلایل اهمیت این موضوع می توان به عدم دوباره کاری اشاره نمود. زمانی که یک سازمان دارای ساختاری مناسب است و هر کارمندی وظیفه مشخصی دارد، امکان دوباره کاری و تکرار به میزان قابل توجهی کاهش پیدا می کند و حتی به صفر می رسد. در غیر این صورت عدم آگاهی از وظایف باعث درگیری های داخلی در سازمان می گردد و همین موضوع بهره وری را به شدت در سازمان کاهش می دهد. فضا و جو حاکم بر سازمان ناسالم و مسموم می گردد و کارمندان دائم در حال رقابت و زیرآب زنی هستند.

وجود ساختار در سازمان باعث می شود تا مشاغل و مسئولیت ها تخصصی گردد. کارکنان وابسته به تجربه و تخصصی که دارند به اجرای وظایف خود می پردازند. این موضوع باعث می شود تا سازمان بتواند از دانش و تخصص این افراد در جهت درست استفاده نماید. چنین سازمانی روز به روز رشد بیشتری خواهد داشت.

مزایای ساختار سازمانی

ساختار سازمانی مانند یک کتابچه راهنما در سازمان است که به صورت کاملا مشخص و اصولی تمامی سطوح سازمان را مشخص می نماید. استفاده از این کتابچه راهنما مزایای زیادی به همراه دارد.

یکی از مزایای این ساختار تعیین ساختار دقیق گزارش دهی می باشد. کارمندان به وسیله این ساختار متوجه می شوند که موظف هستند در سازمان به چه کسی گزارش دهند، یا اینکه اگر در مسائل کاری خود دچار مشکلی شدند یا سوالی داشتند، باید به سراغ چه کسی بروند؟ این ساختار در هر سازمانی نقش حیاتی دارد. اما نقش این ساختارها در سازمان های بزرگ بسیار پر رنگ تر است. چرا که پیچیدگی در این سازمان ها بیشتر است و تشخیص اینکه کارمندان باید به چه کسی پاسخگو باشند کار بسیار سختی می شود.

از مزایای ساختار سازمانی، به وجود آمدن ساختاری دقیق برای گزارش دهی است. — *از مزایای ساختار سازمانی، به وجود آمدن ساختاری دقیق برای گزارش دهی است*

یکی دیگر از مزایای ساختارهای سازمانی کمک به افرادی است که به تازگی در سازمان استخدام گشته اند. در واقع شناختن تمامی افراد سازمان و نقش ها و وظایف در آن برای افراد تازه وارد کار مشکلی است. در صورتی که ساختار سازمان این امر را برای این افراد بسیار راحت تر می نماید. همین موضوع سبب می شود تا تنش ها و سردرگمی های این افراد در سازمان به طرز قابل توجهی کاهش پیدا کند.

اما برخی از مزیت های این ساختارها مربوط به مدیران سازمان ها می گردد. در واقع یک ساختار سازمانی مناسب و خوب به عنوان یک ابزار برای مدیران به حساب می آید. مدیران با استفاده از این ابزار می توانند به خوبی زیردستان و کارمندان خود را مورد مشاهده دقیق قرار دهند. به ویژه در سازمان های بزرگ که شناخت و رصد تک تک کارمندان کار بسیار مشکلی است، این ابزار بسیار مفید واقع خواهد شد.

علاوه بر این ساختارهای سازمانی فرآیند برنامه ریزی را ساده سازی می نمایند. در واقع مدیران سازمان می توانند در طول مدت زمان کوتاهی ساختار کلی سازمان را از نظر خویش بگذرانند و به وسیله آنها برای آینده سازمان برنامه ریزی نمایند.

مدیران با استفاده از ساختار سازمانی می توانند تمامی اعضای سازمان را مورد رصد قرار دهند. — *مدیران با استفاده از ساختار سازمانی می توانند تمامی اعضای سازمان را مورد رصد قرار دهند*

از دیگر مزایای ساختارهای سازمانی برقراری تعامل با کارکنانی است که به صورت دورکاری فعالیت می نمایند. در واقع امروزه، کار کردن با سال های گذشته تغییرات بسیار زیادی کرده است. امروزه خیلی از سازمان ها برای کاهش هزینه ها و دلایل دیگر امکان دورکاری را برای کارمندان خود فراهم نموده اند. از همین رو این افراد موقعیت برقراری ارتباط با کارمندان حاضر در سازمان را ندارند. در همین جا ساختار سازمانی به کمک این افراد می شتابد. این ساختار به آنها کمک می کند تا تمامی اعضای سازمان را بشناسند.

معایب استفاده از ساختار سازمانی

استفاده از ساختار سازمانی مانند خیلی از موضوعات دیگر، علاوه بر مزایا، معایبی نیز دارد.

یکی از معایب اصلی ساختارهای سازمانی عدم انعطاف پذیری آنها است. در واقع ساختارها خیلی زود قدیمی می شوند. به خصوص در سازمان هایی که گردش کارمندان در آنها زیاد باشند. عموما بازنویسی این ساختارها کار بسیار مشکل و زمان بری است. این موضوع به عنوان یک محدودیت برای ساختارهای سازمانی محسوب می شود.

یکی دیگر از معایب عمده ساختارهای سازمانی این است که هیچ ساختار غیر رسمی ای در آنها مشخص نمی شود. به همین خاطر این ساختارها از ظرافت و جزئیات لازم برخوردار نیستند. برای تهیه یک چارت سازمانی لازم است که ارتباطات و پویایی درون سازمان خیلی بیشتر از حد مورد نیاز ساده سازی گردد.