وظایف مدیریت

صاحبنظران علم مدیریت وظایف مختلفی را برای مدیران در نظر گرفته اند. ولی بیشتر آنها روی پنج وظیفه اصلی مدیران دارای اتفاق نظر هستند. این وظایف عبارتند از:

برنامه ریزی: اولین وظیفه مدیریت، برنامه ریزی می باشد. در واقع تمام صاحبنظران روی این وظیفه مدیران با هم توافق دارند. پیش بینی عملیات سازمان و مشخص کردن راه ها و روش های دست پیدا کردن به اهداف اصلی سازمان برنامه ریزی را تشکیل می دهند. هر مدیر برای انجام برنامه ریزی باید یک هدف داشته باشد. برنامه ریزی بدون هدف تقریبا ناممکن است. از مهمترین عوامل دستیابی به مدیریت موثر تعیین اهداف می باشد. در واقع هدف به همان نتایجی گفته می شود که مدیران قصد دارند از اجرای برنامه ها به دست آوردند و در ضمن قابل اندازه گیری و مشخص باشند.

اولین وظیفه مدیریت، برنامه ریزی می باشد.

سازماندهی: دومین وظیفه مدیران سازماندهی است. سازماندهی فعالیتی الزامی می باشد که به وسیله آن هدف های خرد سازمان به وظایف کوچکتری تقسیم می شوند. به همین وسیله افراد و واحدهای مختلف را برای اجرای فعالیت ها به کار می برند. مدیران به منظور سازماندهی، منابع سازمان را در کنار هم و به بهترین وجه ممکن به کار می گیرند تا بتوانند به اهدافی که تعریف کرده اند، دست یابند.
به کار گماری: این وظیفه به معنی استخدام و به کار گرفتن کارمندان عالی سازمان می باشد. استخدام نیروی انسانی در سازمان دارای اهمیت زیادی است. چون همین نیروهای انسانی فعالیت های دسته بندی شده و سازماندهی شده را اجرا می نمایند، و در نهایت موجب دستیابی سازمان به اهداف خود می شود. به همین خاطر مدیران باید در مورد اصول استخدام نمودن نیروهای انسانی به خوبی آموزش ببینند. برای این کار مدیران اول باید مشاغل ساختار سازمانی را به خوبی بررسی کنند و بدانندکه مشاغل مورد نیاز به چه مهارت هایی احتیاج دارند. بعد نیروی انسانی مناسب با آن شغل را استخدام نمایند.
رهبری و هدایت: وظیفه چهارم در مدیریت رهبری می باشد. رهبری یک هنر به حساب می آید و سبب می گردد تا کارمندان با انگیزه و میل و رغبت برای رهبران کار انجام دهند و تلاش کنند وظایف خود را بهترین صورت ممکن انجام دهند. مدیران برای اینکه رهبر خوبی باشند نیاز دارند افراد تاثیرگذاری باشند. در واقع مدیران پس از اینکه نیروها و کارمندان مناسب شغل را در سازمان استخدام کردند، باید آنها را در مسیر دستیابی به اهداف هدایت نمایند. به گونه ای که آنها با علاقه به انجام وظایف خود بپردازند. به همین منظور مدیران باید اصولی را رعایت نمایند که موجب افزایش انگیزه در کارکنان سازمان می گردد، به صورتی که آنها نه از روی زور و اجبار که از لحاظ ذهنی و عاطفی درگیر وظایف خود می شوند.

یکی از وظایف مدیریت، رهبری می باشد.

کنترل، آخرین وظیفه مدیریت به حساب می آید. به این معنی که پس از اینکه مدیران تمامی وظایفی که در بالا گفته شد را به درستی اجرا نمودند، باید آنها را کنترل نمایند. چنانچه این کنترل صورت نگیرد، نمی توان تضمین کرد که عملکردها به آن صورت که تعریف شده اند، انجام داده می شوند. به این صورت کنترل به مدیران کمک می کند تا متوجه شوند که تحقق اهداف به چه صورت بوده است و انحرافات و مشکلاتی که در این فرایند وجود داشته را شناسایی نمایند. سپس دست به اصلاحات لازم بزنند. همچنین به مدیران کمک می کند تا از تغییرات محیطی، اثرات آن روی سازمان، کیفیت و کمیت کالاها و خدمات سازمان مطلع شوند.

اصول سازماندهی در مدیریت

برای سازماندهی باید فعالیت های مربوطه را طراحی و تعیین نمود. همچنین آنها را دسته بندی نمود و واحدهای اصلی سازمان را تعریف کرد. سازماندهی کمک می کند تا پست های سازمانی بر اساس فعالیت ها و واحدها موجود در سازمان تعریف شوند. ارتباطات واحدها و پست های سازمانی تعریف می شوند. وظایف و شرح شغل هر یک از این پست ها نیز بر اساس فعالیت های دسته بندی شده تعریف شده اند. اجرا کردن این مراحل موجب می شود یک چارت سازمانی موثر تشکیل شود که در آن واحدهای منسجم و هدفمند و مشاغل سازمانی به خوبی تعریف شده باشند. این چارت از اهداف اصلی سازمان نشات گرفته است. وجود پست ها و واحدهای سازمانی بدون ارزش افزوده ضعف بزرگی است که در خیلی از سازمان ها دیده می شود. عموما هنگام سازماندهی دیده می شود که بعضی از مشاغل به صورت اضافه طراحی گشته اند و به دنبال هدف خاصی نیستند. در واقع سازماندهی اشتباه باعث می شود منابع سازمان تلف شوند. یکی از مهارت هایی که برای سازماندهی موفق و کارآمد لازم است، تفویض اختیار می باشد. تفویض اختیار به معنی واگذاری مناسب و صحیح کارها می باشد.

از اصول سازماندهی در مدیریت تفویض اختیار می باشد.

اجزای کنترل در مدیریت

کنترل بر تمامی منابع سازمانی اعمال می گردند. منابعی همچون منابع اطلاعاتی، منابع مالی، منابع عملیاتی، منابع انسانی و فرآیند ها. ولی اصول کنترل منابع انسانی با کنترل مابقی منابع تفاوت زیادی دارد. چنانچه مدیران متوجه این تفاوت نشوند، قطعا در این مسیر با مشکلات بزرگ و زیادی مواجه می گردند.

به طور کلی بشر از کنترل فرار می کند و عدم آگاهی در مورد این موضوع باعث می شود تا در برابر آن مقاوت به وجود آید. به همین خاطر لازم است که مدیر از اصول کنترل و نحوه انجام آن کاملا آگاه باشد. فعالیت هایی همچون کنترل امور مالی، کنترل کیفیت، کنترل موجودی ها، کنترل فروش و ارزیابی عملکرد همگی مربوط به عملکردهای مدیران برای کنترل نمودن فعالیت ها و منابع می باشد. ولی بیشتر مدیران و سازمان ها یک سیستم کنترل منسجم ندارند.

تقسیم بندی کنترل در مدیریت

عموما کنترل به سه دسته کلی تقسیم می گردد. دسته اول کنترل قبل از انجام کار می باشد. دسته دوم مربوط به کنترل حین کار می شود و دسته سوم و آخر به کنترل پایان کار اختصاص دارد.

همه این مراحل دارای اصول کنترلی مربوط به خود هستند و مدیران باید توانایی داشته باشند تا مضرات و منافع هر یک از اصول را بشناسند و طبق آن، مدل و نوع کنترل را انتخاب کنند. در بعضی از فرایندها کنترل قبل از انجام کار و حین آن ممکن نمی باشد. به همین خاطر مدیریت مجبور می شود تا از کنترل پایان کار استفاده کنند.