نظم و انضباط در سازمان

یکی از مفاهیم بدیهی که در هر سازمانی باید رعایت گردد، نظم و انضباط کاری است. لازم است تمامی کارمندان سازمان دارای هر موقعیت شغلی که باشند، خود را با قوانین و مقررات سازمان وفق دهند. این موضوع از به وجود آمدن هرج و مرج در محیط کار جلوگیری می نماید. رعایت نظم در هر سازمانی سبب به وجود آمدن محیطی سالم برای کسب و کار می گردد. به این صورت دستیابی به اهداف سازمان راحت تر می شود.

وجود نظم و انضباط در هر سازمانی کلید موفقیت آن محسوب می شود.

انواع نظم و انضباط در سازمان

انضباط پیشگیری: در روش انضباط پیشگیری راهکارهایی صورت می گیرد که موجب مشغول شدن کارمندان به کارها و پروژه های مفید و سودآور می گردد. مشغول نگه داشتن کارمندان، فضایی به وجود می آورد که فرصت بروز سوءرفتار در آن کاهش پیدا می کند. در واقع قوانینی که از پیش برای سازمان تعیین می گردند، همان انضباط پیشگیری محسوب می شوند.
انضباط حمایتی: مدیران در این روش پس از بروز سوء رفتار، به وسیله راهنمایی کارکنان و کمک نمودن به آنها در مسائل به وجود آمده، در مراحل اولیه جلوی بروز بیشتر اشتباهات را می گیرند.
انضباط اصلاحی: زمانی که سوء رفتار در سازمان اتفاق افتاد، مدیران با استفاده از روش انضباط اصلاحی، عملکردهایی که باعث اختلال در سازمان گشته است را اصلاح می نمایند. به بیان دیگر اقداماتی که در برابر فرد خاطی اعمال می شود همان نوع اصلاحی انضباط می باشد.

دستورالعمل های لازم برای مدیریت نظم و انضباط در سازمان

ایجاد خط مشی: هر سازمانی باید کتابچه ای مخصوص برای راهنمایی کارمندان خود داشته باشد. در این کتابچه خط مشی های سازمان تعیین شده است و به سمع و نظر کارمندان می رسد. خط مشی هایی کلی از قبیل حضور و غیاب، تعاملات فروشندگان و کارمندان و قوانینی که برای هر سازمانی مهم است. سیاست ها و خط مشی های نوشته شده در این کتابچه باید مکررا بررسی شوند و به روز باشند. همچنین تمامی کارکنان باید از آن اطلاع داشته باشند.

ایجاد خط مشی یکی از دستورالعمل های لازم برای مدیریت نظم و انضباط می باشد.

هماهنگی در اقدامات انضباطی: در مورد اجرای قوانین تعیین شده در سازمان هیچ تبعیض و پارتی بازی نباید وجود داشته باشد. هر کس از رعایت این قوانین سر باز زند باید بدون در نظر گرفتن مقام و منزلت شخص با خاطی برخورد شود.
نوع اقدام انضباطی: اقدامی که به منظور اصلاحات صورت می پذیرد نباید به صورت تنبیهی باشد. بلکه هدف از انجام این اقدامات، اجرای اصلاحات و ایجاد تغییر در رفتار کارمندان می باشد.
اقدام انضباطی تصاعدی یا پیش رونده: این نوع از اقدامات شامل هشدارهای کتبی، نصایح شفاهی، تعلیق، کسورات مالی و بعد اخراج می باشد. اخراج آخرین گزینه است که باید انجام شود. یعنی زمانی که هیچ چاره ی دیگری باقی نمانده است. در واقع اقدامات تصاعدی، مرحله ای هستند که در آن با شدت فزاینده ای با کارمندان برخورد خواهد شد.
پیگیری پرونده های انضباطی: اقداماتی که در مورد کارمندان خاطی صورت گرفته است باید پیگیری گردد و همچنین آنها را برای بخش منابع انسانی بفرستند. بخش منابع انسانی این اقدامات را در پرونده شخصی کارمندان می گذارد. این مدارک برای زمانی که کار به مراجع قضایی و محاکمه های قانونی بکشد، لازم است. بهتر است برای مدیریت انضباطی کارمندان از سیستم های گردش خودکار استفاده گردد. این سیستم ها کمک می کنند تا زمان انجام تراکنش نظم و انضباط، فایل کارمندان به طور خودکار به روزرسانی شود.
محرمانه نگه داشتن شکایات: عموما در سازمان ها کارمندان از اینکه علیه مافوق خود گزارش دهند، می ترسند. برای همین اعمال آنها را گزارش نمی دهند. ممکن است همین موضوع باعث شود تا فرد متخلف به تخلفات خود ادامه دهد. به همین منظور باید در سازمان ها سیستمی شفاف به وجود آید و تمامی افراد سازمان به امانت داری و رازداری تشویق شوند. داده های انضباطی نباید در دسترس تمام کارمندان قرار گیرد. مدیران نیز باید بر تمام موارد انضباطی و اقداماتی که علیه سازمان انجام شده است، نظارت داشته باشند. به این صورت از برخوردهای شخصی بین کارمندان جلوگیری به عمل می آید.
چشم انداز حقوقی: هر کشوری دارای قوانین مخصوص به خود می باشد که با شرایط فرهنگی و اجتماعی آن جامعه همخوانی دارد. سیاست های سازمان ها نیز باید بر همین اساس تنظیم گردند.
انصاف: برای طراحی خط مشی های سازمان ها رعایت انصاف حتما باید در نظر گرفته شود. درست است که هدف اصلی سازمان ها سودآوری حداکثر است، اما برای رسیدن به سودآوری طولانی مدت باید ارتباط خوبی بین کارمند و کارفرما برقرار شود و حسن نیت کارفرما به آنها ثابت شود و نیروی کاری کاملا راضی و خشنود به وجود آیند.
سیستم رسیدگی به شکایات و اعتراضات: این سیستم به صورت آنلاین به شکایات و اعتراض های کارمندان سازمان رسیدگی می نماید. این رسیدگی هم باعث کاهش موارد انضباطی می شود و هم به شرکت کمک می کند تا قوانین و سیاست های سازمان را بازبینی کند و این نظرات را در به روز رسانی خط مشی های سازمان به کار گیرد.

مراحل اجرای نظم و انضباط در سازمان

اولین مرحله برای برقراری نظم و انضباط، اخطار کلامی است. مدیران با مشاهده رفتار اشتباه از سمت کارمندان، به آنها هشدار می دهند. عموما بهترین روش این است که مدیر، کارمند را در خلوت صدا بزند و از او به خاطر کارهایی که انجام داده است، توضیح بخواهد.

در صورتی که اخطار کلامی کارگر نیفتاد، مرحله دوم یعنی ارسال اخطار کتبی رسمی اجرا می گردد. مدیران برای گزارش اتفاقاتی که افتاده و اقداماتی که در جهت اصلاح آن صورت می پذیرد، باید فرم مخصوصی را آماده نماید. سپس آن را به کارمند خاطی ارائه دهد. کارمند پس از مطالعه کامل فرم آن را امضا می کند و به این صورت اعلام می دارد که فرم و جزئیات داخل آن را دریافت نموده است.

یکی از مراحل اجرای نظم و انضباط در سازمان، اخطار کتبی به کارمندان است.

مرحله بعدی جلسه انضباطی رسمی است. در این مرحله برای رفع مشکل جلسه ای تشکیل می گردد. مدیران، نماینده منابع انسانی و کارمند خاطی در این جلسه حضور پیدا می کنند. طبق بررسی هایی که در این جلسه صورت می گیرد، تصمیمی در مورد اقداماتی که در برابر کارمند باید صورت پذیرد، گرفته می شود.

تعلیق از جمله مجازات یا تنبیه هایی است که برای کارمند خاطی در نظر گرفته شده است. طبق آن کارمند یا یک سری از امتیازات خود را از دست می دهد، یا تنزل درجه پیدا می کند.

مرحله و راهکار آخر اخراج است. اگر کارمندی به تخلفات خود ادامه دهد، بعد از بررسی کامل مشکلات مربوط به او و تایید آن به وسیله نماینده منابع انسانی، حکم اخراج آن فرد صادر می گردد.